訃報メールに返信するお悔やみの言葉はどうする？メール文例も紹介

メールやSNSの普及でお悔やみの言葉の伝え方も変化している

近年、インターネットの普及で情報伝達のスピードは格段に早まりました。それは訃報連絡においても同様で、早い段階で親しい方の訃報をメールやSNSで受け取ることも少なくありません。受け取った訃報が葬儀まで少し時間が空くほど早い場合、お悔やみの言葉を伝えるタイミングはどうしたらよいか迷うかも知れません。

訃報が届いてから、できるだけ早くお悔やみの言葉を相手に届けるのが一般的です。しかし、情報伝達スピードに距離が関係なくなったため、葬儀まで時間のあく早い段階で訃報を知っても弔問に行けないことも増えています。そうしたときは返信メールや電話でお悔やみを伝えておくという手段も検討しましょう。

お悔やみの言葉はメールでも差し支えない

訃報を伝える電話をもらっても、都合が悪く、電話をとれない場合もまれにあります。また、言伝やSNSで知った場合は、電話や対面でのお悔やみの言葉かけをためらうケースもあるでしょう。その場合、基本的にメールで伝えても差し支えありません。返信も同様です。

お悔やみメールや返信のタイミング

基本的にメールを受け取ったタイミングで、哀悼の意を伝える返信をするのがよいでしょう。ただし、メールに気づいた時間帯によっては、遺族への迷惑になりかねないので配慮が必要になります。例えば夜遅くに気づいた際は、翌日の午前中のうちに返信するように心がけましょう。

また、たくさんの業務連絡等の中で訃報メールが埋もれ、気づかないケースもあります。その場合は、返信が遅くなった旨を一言添えて、お悔やみの言葉を伝えることが大切です。

お悔やみメールのメリット

対面や電話と比べて、すぐにお悔やみが伝えられるのがメールのメリットです。また、返信相手が親しい友人の場合、妙に形式張ることもなく「困ったことがあれば言ってね」「力になるからね」といった心遣いがしやすくなります。

さらに、メールは受け取った側のタイミングで読めるため、葬儀の準備で忙しい遺族に負担をかけることなく伝えられるのもメリットです。

お悔やみメールのデメリット

地域や世代によって、メールでのお悔やみの言葉は不謹慎だと捉えるケースも考えられます。形式としては対面で伝えるのがベストであり、メールは正式なお悔やみとは言えません。故人との関係性によっては、非常識だと捉えられてしまう可能性もあるでしょう。

メールで訃報を受け取ったとしても同じことが言えます。故人との関係性を踏まえた上で、お悔やみを伝える手段を考慮することが大切です。

手段別のお悔やみの言葉

訃報を受け取った場合、お悔やみの言葉はどのように伝えたらよいのでしょうか。いくら気心の知れた相手だとしても、マナー違反にならないように心配りが必要です。また、伝える手段によっては、内容も異なってきます。ここでは、対面と電話それぞれのお悔やみの言葉についても確認しておきましょう。

対面で伝えるケース

対面でお悔やみの言葉を伝えるのは、通夜や葬儀に参列したタイミングや弔問に訪れたときです。受付の方への挨拶に次いで、喪主や遺族へ伝えます。

まず、会場に着いたら受付で香典を渡します。その際にお悔やみの言葉を添えましょう。次のような一言を添えることが一般的です。

「御愁傷様です」
「お悔やみを申し上げます」

関係性が深い方には、「突然のことで、大変でしたね。どうぞ、気を落とさずにご自愛ください」といった相手に寄り添った言葉を添えても問題ないでしょう。ただし、声のトーンには注意を払い、いつもより低めにするなど明るすぎないよう意識します。

電話で伝えるケース

亡くなった方との関係が深い場合は、電話で訃報を知ることも多く、結果的に受け取った電話の中で返答することとなります。そのため、「御愁傷様です」とともに、早々に訃報を知らせてくれたことに対する感謝の気持ちも添えるように心がけましょう。

会話の中で、なぜ亡くなったのかといった死因をこちらから尋ねることはマナー違反です。悲しみに暮れている中での連絡であることを念頭に置き、相手の気持ちを尊重するように気をつけましょう。電話を切る前に、改めて感謝を伝えた上で、遺族が電話を切るのを待つことも礼儀です。

お悔やみをメールで返信する際のマナー

メール返信で哀悼の意を伝えること、つまりお悔やみメールは非常に便利であり、かつ気持ちを伝えやすいので、できればうまく活用したいものです。さらに、受け取った訃報に対しても、すぐに返信できることから、メールで返信しても問題ない関係性であれば、メールで返信したいと考える方も多いでしょう。

しかし、通常のメールでは一度送ったら訂正できません。そのため、マナー違反にならないように送る前に文章を確認することが大切です。

忌み言葉に気をつける

メールを送る際に、特に注意したいのが忌み言葉です。例えば「度々」や「重ね重ね」といった繰り返し言葉は、不幸が繰り返されることを連想させるためタブーとされています。また、「4」や「9」も縁起が悪いと言われており、文中に入れないよう、気をつけなければなりません。

そのほか、「ご冥福をお祈りします」という言い方は、仏教の言葉なので、キリスト教や神道を信仰している方には使わないようにしましょう。

時候の挨拶はいらない

訃報に対する返信文には、時候の挨拶は基本的に必要ありません。一見すると丁寧な文章に感じる時候の挨拶ですが、訃報に関するやり取りでは、できるだけ簡潔にするのがポイントです。手短な言葉で丁寧にまとめましょう。

返信不要の一言を入れる

関係の深い間柄の方への返信は、マナーさえ守れば自由に書いて差し支えありません。ただし、遺族は悲しみに暮れながらの葬儀の準備で忙しい最中でもあります。遺族に負担をかけないように、文中の最後に「返信不要」という内容を付け加えておくと親切です。

句読点を入れない

仏事における文面では、句読点を付けないのが通例です。よって、メールでも句読点を付けるのは避けた文面を作成する向きもあります。文章を区切る句読点を省くことで、葬儀が滞りなく進むことへの祈りを込める意味や突然の訃報に気が動転していることを表す意味があります。

お悔やみメールの例文

実際にお悔やみのメールを送ったり、返信したりするシーンでは、事前に一般的なお悔やみのメールの文面を知っておくと安心です。文例に加えて、自分の気持ちを添えることも忘れてはなりません。ここでは4つの文例を把握しておきましょう。

友人に対するお悔やみメール

友人に対して送る際は、件名に「お悔やみ申し上げます　○○（名前）」と一言入れておくと、内容が分かりやすくて親切です。本文の一例は次の通りです。

この度は　〇〇様（故人の名前）のご逝去につきまして　心よりお悔やみ申し上げます
突然の訃報に大変驚いております
何かと大変な毎日だとは思いますが　どうぞご無理なされないようにご自愛ください
私にできることがあればいつでも連絡してください
改めて　安らかなご永眠をお祈りいたします

たとえ友人でも、丁寧な言葉を並べるようにしましょう。また、文章が長すぎると、相手に負担をかけてしまいます。シンプルかつ段落を使いながら読みやすい文章にすることも大切です。

上司に対するお悔やみメール

上司に送る際は、件名に入れるお悔やみの一言に加えて、所属している課と氏名を添えておくことが大切です。本文の一例は次の通りです。

この度は、お身内にご不幸があったと伺い　心よりお悔やみ申し上げます。
大変な時だと存じますが　どうかご無理されませんように　ご自愛くださいませ
仕事のことは心配なさらないでください
本来であればお目にかかりお悔やみを申し上げたいところですが　略儀ながらメールにて失礼いたします

改めまして　心よりお悔やみ申し上げます

取引先の方に対するお悔やみメール

取引先の方の場合は、件名の段階でお悔やみの一言と、社名や所属部に加えて自分の名前を添えておきしましょう。一目で誰から送られてきたか分かった方が親切です。本文の一例は次の通りです。
〇〇様（送信先の名前）
この度は△△様の訃報に際し　心よりお悔やみ申し上げます
突然のことで大変驚いています
本来ならばお目にかかりお悔やみを申し上げたいところですが　略儀ながらメールにて失礼いたします
改めまして　心よりお悔やみ申し上げます

※このメールへの返信は不要でございます

ビジネスで関わりのある相手へのメールは、友人の時より硬い表現を使います。また、友人と同様、読みやすく簡潔にまとめましょう。

葬儀後に訃報を知った場合のお悔やみメール

コロナ禍の影響で葬儀を小規模で済ませるなどの都合で、訃報を葬儀の後にメールなどで知ることも増えています。その場合、お悔やみの言葉とともに、葬儀に参列できなかった非礼を詫びる言葉を入れるとよいでしょう。

こちらのメールで○○様の訃報を知ったところでございます
本来であれば直接お見送りさせていただくところ
後から知ったとはいえ　このたびは失礼いたしました
心よりお悔やみ申し上げます

しばらくは慌ただしいかと存じますが　ご自愛くださいませ

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まとめ

訃報のメールが届くと、誰でも動揺してしまうでしょう。お悔やみの言葉をメールで返信するにしても、慌てて失礼な文を送ってしまわないかと心配になる方も少なくはありません。マナーを守って読みやすくシンプルな文章を、しっかりと相手を気遣う気持ちを添えて送るように心がけましょう。

訃報に触れたときの振る舞いには迷いことがたくさんあります。葬儀のマナーやお供物の手配など不安なことがありましたら、小さなお葬式にご相談ください。24時間365日対応の専門オペレーターがケースに合わせたご対応をアドバイスいたします。

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