お悔やみメール7文例紹介｜友人・上司・取引先などパターン別

「お悔やみ申し上げます」とメールやLINEで送るのはあり

近年ではメール以外にもLINEなどのコミュニケーションツールが数多く登場しており、われわれの生活の一部となっています。これらのツールは気軽に自分の気持ちを伝えられるというメリットがありますが、弔意をメールやLINEで伝えても失礼ではないか気になる方もいるでしょう。

「お悔やみ」は故人を偲ぶためのものです。メールやLINEでも、相手との関係性によってはマナー違反にはならないでしょう。特に親しい間柄ではメールで知らせを受ける場合もあるので、その返信において弔意を伝えるのは失礼にあたらないとされています。ただしメールで送られることを嫌う方もいるので、相手に応じた判断が必要です。

親しい間柄であってもメールを送って終わりにせず、別の日に直接哀悼の意を伝えましょう。メールは弔意を伝える方法としては正式なものではないので、きちんと口頭で伝えることが大切です。

「お悔やみ申し上げます」とメールで送るかどうかの判断基準

お悔やみの言葉をどのような形で伝えるかは、相手との間柄や状況によって判断するとよいでしょう。では、どのようなケースならメールを送ってもよいのでしょうか。弔意をメールで伝えても失礼にならないかどうかの判断基準について詳しく見ていきましょう。

上司なのか友人なのか

誰に対して哀悼の意を伝えるのかをふまえた上で、電話を利用するかメールを用いるかどうかを判断することをおすすめします。友人であれば多くの場合メールでも失礼にあたらないでしょう。

しかし上司のように自分よりも目上の方には、昔ながらの礼儀を重んじる方も多くいます。メールを使用せずに電話で伝えるほうがよいでしょう。

自分と相手の状況

自分や相手の状況をふまえた上で哀悼の意を伝える方法を判断することも大事です。直接会って伝えたくても遠方に住んでいるなどといった事情でどうしても会えないというケースも考えられます。その場合は電話で弔意を伝えるか、親しい間柄の相手であればメールで哀悼の意を述べるとよいでしょう。

メールアドレスを知っているか

「メールアドレスやLINEのIDを知っている」という点も判断基準のひとつです。これらの連絡先を知らなければメッセージを送れません。必然的に電話もしくは直接伝えることになるでしょう。

一方、お互いにメールアドレスなどを知っているのであれば、メールやLINEで訃報が送られてくることもあります。その返信として追悼の言葉を伝えるのは自然な流れといえるでしょう。

相手に寄り添える文章をきちんと書けるかどうか

相手に寄り添える文章を書けるということも、弔意を伝える方法を判断する基準のひとつです。哀悼の気持ちを文字に起こしたことのない方や文章力に自信がないという方は、親しい間柄の相手であっても電話や直接会って伝えたほうがよいかもしれません。

相手に寄り添える文章を書ける場合は、相手との関係性に応じてメールで伝えてもよいでしょう。長々と書かず短く簡潔に伝えることが大切です。

お悔やみをメールで送る際の基礎マナー

お悔やみのメールを送る際には、守っておきたいいくつかのマナーがあります。忌み言葉を使っていたり、誤字や脱字をチェックせずに送ったりしてしまうと、失礼にあたるおそれがあるので注意しましょう。ここでは、弔意をメールで伝える際の基礎マナーについてまとめました。

タイトルは短く簡潔にまとめる

一目でお悔やみを伝えるメールであるとわかるように、タイトルには用件を簡潔に記載しておきましょう。「突然のことでとても驚いています」「あまり気を落とさぬよう」などと心配するようなタイトルは問題ないように見えますが、迷惑メールにありがちな件名でもあるため、開封してもらえないおそれがあります。

弔意を伝えるメールには「〇〇(名前)です　この度はご愁傷様です」といったように、タイトルにメールの差出人や要件を記載するのがおすすめです。差出人や要件が件名にはっきりと記載されていれば、相手も安心して開封できるでしょう。

文章は短く丁寧に

哀悼の意を伝えるメールにおいて本文をだらだらと書くのは好ましくありません。本文も要件と同様に簡潔に書きましょう。また、哀悼の意を述べるメールを送る際には相手の気持ちに負担をかけないよう、「返信不要」と付けるとよいでしょう。返信を求めるような文章や、気持ちを一方的に伝えるような文章は避けます。

文章構成が不自然でないか確認しておくことも大切です。時候の挨拶は記載しないようにし、弔意を伝える「本文」、相手をいたわる「締めくくりの言葉」で構成されているかを意識して文章を作成しましょう。

忌み言葉を使わない

忌み言葉とは縁起が悪いとされ、弔事のメッセージに使用するのは不適切な言葉を指しています。死や苦しみなどを連想させる言葉や不幸が連続で起きてしまうことを連想させる重ね言葉は使用しないことを心がけましょう。

また、ご高齢の方が亡くなった際に「大往生」「天寿をまっとうした」といった言葉を用いることがありますが、これは主に遺族側が使用するものです。哀悼の意を表す言葉として使用すると失礼にあたりますので注意しましょう。

誤字・脱字をなくす

メールを作成し終えたら、誤字や脱字がないか送信する前に読み返してチェックしましょう。作成しているときは気が付かなくても、後で読み返してみると修正したほうがよい箇所があることも少なくありません。

（株)のような省略文字やローマ数字、丸で囲まれた英数字や絵文字など、パソコンやスマートフォンの機種や環境に依存する文字は、異なる機種で表示されたときに文字化けするおそれがあります。このような文字はなるべく避けましょう。最後に「不適切な表現がないか」「不自然なところ」、さらに「文字化け」がないかといった点も確認します。

【送り先別】お悔やみメールのおすすめ文例

メール本文に記載する文章の内容や送り方は相手との関係性によって異なります。相手との間柄によって添える文章を工夫すると、相手に負担をかけずに弔意を伝えられるでしょう。

ここでは、お悔やみの気持ちを伝える具体的なメール文例を、送り先別にご紹介します。

友人へのメール文面

親しい間柄であれば儀式的で固い表現にこだわる必要はないでしょう。しかし「親しき中にも礼儀あり」という言葉のとおり、くだけ過ぎた表現は好ましくありません。日常会話のようにフランクな文章にするのではなく、整った文章になるようにメールを作成しましょう。

【タイトル】〇〇より、お悔やみ申し上げます。
【本文】
突然の訃報に接し、心からお悔やみ申し上げます。無理をしていないか心配しております。何かできることがあればご連絡ください。なお、返信は不要です。

【タイトル】〇〇（名前)です　このたびはご愁傷様です
【本文】
お父様（お母様）ご逝去の報に接し、驚いています。
ご逝去を悼んで、心からお悔やみを申し上げます。
メールでのご連絡となりましたこと、ご容赦ください。返信不要です。

上司、同僚、部下へのメール文面

上司へお悔やみメールを送る場合には故人の敬称にも気を付けましょう。上司の母親はご母堂様、父親はご尊父様と表記します。また、式に参列できない場合はその旨とお詫びの言葉を忘れずに添えることも大切です。

・上司へのメール文例

【タイトル】お悔やみ申し上げます（〇〇）
【本文】
このたびは突然のことで茫然としております。ご尊父様のご逝去を悼み、心よりお悔やみ申し上げます。本来であればご弔問に伺わなければならないところではありますが、略儀ながらメールにて失礼いたします。なお、ご返信は不要です。

同僚へ連絡する場合は、「仕事に関しては心配しなくてよい」という旨を一言添えるとよいでしょう。大切な方との最後の時間を心行くまで過ごせるよう、細やかな気遣いを伝えてください。

・同僚へのメール文例

【タイトル】〇〇（名前)です　このたびはご愁傷様です
【本文】
ご母堂様のご逝去に際し、心からお悔やみを申し上げます。
今は本当に大変な時期と思います。
こちらは△△部全体でカバーしていくので、留守中のことは気にせず、どうか落ち着くまでご家族との時間を過ごしてください。
何か手伝えることがあれば遠慮なく連絡ください。なお、返信は不要です。

弔事とはいえ会社を休んでしまうことを申し訳なく感じる方もいます。仕事については心配無用である旨を一言添えるとよいでしょう。

・部下へのメール文例

【タイトル】〇〇です。お悔やみ申し上げます。
【本文】
○○様のご逝去を知り、驚いています。略式ながらメールにてお悔やみ申し上げます。心身ともに大変なときだと思いますが、無理しないよう仕事のことは気にせずに休んでください。ご冥福をお祈りいたします。なお、返信は不要です。

取引先へのメール文面

取引先へのお悔やみメールの場合、まずどの会社の誰から送られたものかをタイトルに明記しましょう。本文ではお悔やみの気持ち、直接お伺いできないことへの謝罪、返信不要の旨を忘れずに記載します。

【タイトル】【株式会社○○　（送信者の名字）より】お悔やみ申し上げます。
【本文】
□□株式会社
マーケティング事業部　△△様

ご母堂様ご逝去の報に接し、遅ればせながら心よりお悔やみ申し上げます。
略儀ながらメールでのご連絡、失礼いたします。
返信のお気遣いは不要です。
今はご家族様とごゆっくりお過ごしくださいませ。
安らかなご永眠をお祈りいたします。

……………
株式会社○○
（送信者のフルネーム）

【タイトル】このたびはご愁傷様です【株式会社○○　（送信者の名字）より】
【本文】
□□商事株式会社<
△△　△△様

ご身内にご不幸があったと伺い、大変驚いております。
本来であれば直接お伝えすべきところを、都合によりメールでのお伝えとなり大変申し訳ありません。
心から哀悼の意を表します。なお、返信は不要です。

……………
株式会社○○
（送信者のフルネーム）

お悔やみメールに対する返信方法と文例

お悔やみメールをいただいた場合、時間がかかってもよいので忘れずに返信することが大切です。ここからは返信で迷うポイントや、おすすめの文例について紹介します。

お悔やみメールへの返信方法

いただいた連絡にすぐに折り返す必要はありません。葬儀や法要の準備をしつつも、亡くなった方と心ゆくまで過ごしましょう。しかし、お悔やみメールは時間がかかっても忘れずに返信します。相手の方は自分を想って気遣いの言葉を送ってくれたので、その気持ちにはきちんとお礼をするのがマナーです。

お悔やみメールには「返信不要」と付記されている場合もありますが、たとえ返信不要と言われていても折り返すほうがよいでしょう。相手は礼儀として返信不要と言っているだけで、折り返しがないことを不安に思うかもしれません。いただいた気持ちには、短くてもいいので返事をしましょう。

お悔やみメールへの返信用おすすめ文例

友人に対する返信では、いくらか平静を取り戻せたことを伝えるために、多少砕けた言葉で返信しても問題ありません。お悔やみメールをくれたことへの感謝と、落ち着いたら改めてお礼をしたい旨を書きましょう。

【お悔やみメールの返信：友人向け】

【タイトル】先日はお悔やみのメールをありがとうございました
【本文】
お悔やみのメールを送ってくれてありがとう。
おかげで少し気持ちが落ち着きました。
ようやく一段落したので、まずはお礼までに。
またゆっくり話せたら嬉しいです。

上司には、まず忙しい中でメールをくれたことに感謝の言葉を伝えましょう。さらに仕事に影響を与えたことへの謝罪を付け加えます。もし目途が立ちそうであれば、復帰予定日について共有するとよいでしょう。

【お悔やみメールの返信：上司向け】

【タイトル】先日はありがとうございます（〇〇）
【本文】
先日はご多忙の中メールをいただき、ありがとうございます。
急なことで、○○さんをはじめチームメンバーには大変なご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
おかげさまで式も一段落しましたので、取り急ぎお礼までに折り返しいたしました。
職場には〇日より復帰予定です。皆様にもよろしくお伝えください。
略儀となり恐れ入りますが、メールにて失礼します。
ありがとうございました。

取引先には、上司と同様にお気遣いいただいたことへの謝意と、業務に影響を与えたことへの謝罪の意を込めましょう。止まっていた取引を滞りなく再開するためにも、復帰予定日を伝えることをおすすめします。

【お悔やみメールの返信：取引先向け】

【タイトル】先日はお悔やみをありがとうございます【○○商事株式会社　（送信者の名前）より】
【本文】
このたびは（父の）逝去に際し、お忙しい中メールをいただきありがとうございました。
突然のことで、△△様をはじめとして皆様に大変なご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
職場には〇日より復帰予定です。また、後日改めてご挨拶に伺います。
このたびは本当にありがとうございました。

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まとめ

相手との関係性や状況によっては「お悔やみ申し上げます」とメールで送ることもマナー違反ではありません。哀悼の意をメールで伝える際は、相手に応じて文章の内容を精査することも大切です。

ただしメールは弔意を伝える手段としては正式なものではありません。あくまでも略式ですので、後日直接伝えることを忘れないようにしましょう。

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