会社に訃報の連絡をするときの方法と内容は？家族葬の場合も詳しく解説

家族葬でも訃報を会社へ連絡したほうがよい？

通常規模の葬儀の場合、故人と関わりがあった全ての方々に連絡をすることが多いでしょう。しかし、家族葬の場合では、参列者は家族や親族といった故人とごく近しい方々のみであるため、それほど縁の深くない方には訃報を連絡しないケースが一般的です。

そのため、会社への連絡について迷うことがあるかもしれません。しかし、家族葬を選択した場合でも、会社へ訃報の連絡は必要です。家族葬では葬儀の案内は不要ですが、会社側としては手続きが必要であると考えられます。会社側に迷惑をかけないように、速やかに訃報を伝えましょう。

どのように訃報を会社へ連絡するのか

通常規模の葬儀も家族葬でも、勤務先への連絡が必要であることは同じです。ここからは会社へ訃報を連絡する方法について解説します。考えられるケースを2つ設定しました。モデルケースとして、ポイントを押さえておきましょう。

1.亡くなった方が勤務していた会社へ連絡するケース

亡くなった方が現役で働いていた場合、訃報は所属の部署へ連絡しましょう。その際、社内での手続きがスムーズになるように、上役の方に連絡するのが無難です。部署が分からない場合は、人事部や総務部などに連絡します。

なお、直属部署の連絡先は、手続きなどでしばらくやり取りする可能性があることを念頭に置き、メモを取っておきましょう。

2.身内が亡くなり会社を休まなければならないケース

身内が亡くなり会社を休む場合、直属部署の上役の方へ連絡することが基本です。具体的には、下記の項目について伝えておくとよいでしょう。
・亡くなった方との関係性
・葬儀の予定
・休む期間
・業務の引き継ぎ　など
また、直属部署内では完結できない手続きなどがあるかもしれません。必要に応じて人事部や総務部など関連部署へも連絡しましょう。

会社に訃報を連絡するときに最低限連絡しておいたほうがよいこと

通常規模の葬儀でも家族葬でも、会社には訃報の連絡をすることが一般的です。しかし、連絡するのは身内の方が亡くなって間もない頃であり、落ち着いた対応が取れないこともあるでしょう。あらかじめ知識をつけておくことで、過不足ない内容を連絡できます。

故人の氏名や故人との関係

勤めている会社に訃報を連絡する際は、亡くなった方について大まかな情報を伝えるのが一般的です。具体的には、故人の氏名や故人との関係が挙げられます。

会社によって忌引扱いとなる日数が変化することもあるため、確認しておきましょう。伝統的な忌引日数の目安は以下の通りです。

上記はあくまでも一般的な目安です。関係性だけでなく、葬儀が行われる場所などによっても休む日数は変わると考えてよいでしょう。なお、会社からの連絡をいつでも受けられるように、連絡先を伝えておくことも必要です。

【家族葬の場合】身内だけでの葬儀であること

家族葬を行う場合は、「身内だけで葬儀を執り行う」旨を会社に連絡しておきましょう。会社側は、訃報を受け取ると社員にも通達すると考えられます。家族葬の旨を伝えていないと、「通常規模の葬儀をする」と間違った情報が広まってしまうかもしれません。

このような行き違いを防ぐためにも、最初に訃報を連絡する際に「家族葬を行う」と明確に伝えることが大切です。

香典や弔電などを受け付けているかどうか

家族葬では基本的に会社の関係者が参列することはないため、香典や弔電を受け取らないケースが多いでしょう。訃報を連絡する際は、家族葬であることと同時に、香典や弔電の辞退を伝えておくと、情報不足による認識違いを防げます。

ただし、ご厚意で香典や弔電をいただくことがあるかもしれません。会社関係者ということもあり、固辞することが好ましくない、または難しいと感じることもあるでしょう。

とはいえ、遺族間でも受け取るか否かは意見が分かれることもあります。訃報の連絡をする前に、香典や弔電への対応の仕方について家族で話し合っておくとスムーズに対応できるでしょう。

会社以外に訃報を連絡するときの手段

実際に、訃報の連絡手段はさまざまです。一般的には、電話で連絡するイメージが強いかもしれませんが、選択肢を電話だけに絞る必要はありません。ここからは、訃報を連絡するための手段について詳しく解説します。

電話を使って伝える

訃報の連絡手段に悩んだ際は、電話連絡が無難です。以下に、関係性ごとの連絡事項についてまとめます。

・親族

親族へ訃報の連絡をするときには、亡くなった事実、亡くなった日時、自身の連絡先などを伝えます。多くの場合は、訃報と斎場に関する連絡は別で行いますが、斎場の手配が終わってからまとめて連絡しても構わないでしょう。

・友人、知人

友人や知人には、亡くなった事実や日時を伝え、葬儀の方針を伝えましょう。葬儀を一般的な規模で執り行う場合は、葬儀の場所や日時を案内し、他の友人や知人への伝達を依頼しても構いません。家族葬を執り行う際は、その旨を明確に伝えましょう。

メールを使ってもよい

訃報の連絡には、メールを使っても問題ありません。相手によっては、電話での連絡が取りにくいことも考えられます。メールを使用することで、素早く訃報の連絡を入れることが可能です。また、文字にして伝えることで、後から確認しやすいという利点もあります。

ただし、中にはメールで訃報を受けることに違和感を持つ方もいるでしょう。あくまでも状況に応じて電話とメールを使い分けることを押さえておく必要があります。

事後通知状としてハガキを送る

葬儀を執り行った報告として送る「事後通知状」という扱いで、後日ハガキで訃報を連絡するケースもあります。家族葬や密葬の場合に多く見られる連絡手段です。事後通知状には、亡くなった事実と葬儀を済ませたこと、生前の親交のお礼などを記載しましょう。

まとめ

葬儀の規模にかかわらず、会社への訃報の連絡は速やかに行いましょう。亡くなった方が勤務していた会社へ連絡する際は直属の部署へ、自身が会社を休む際は上役の方に連絡します。

また、家族葬の場合は、会社にその旨を伝えておくことも大切です。香典や弔電の対応の仕方についても家族間で話し合い、方針を決めておきましょう。訃報を連絡する手段としては電話が無難ですが、状況によってはメールでも構いません。

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