忌引き休暇を取得する場合はメールで連絡しても大丈夫？メールの例文も含めて解説

忌引きで休暇を取る場合はメールで伝えれば大丈夫？

忌引きの連絡はできれば口頭で行うのが望ましいですが、連絡や手続きで慌ただしいなかで職場へ連絡ができず、移動中にメールで行うこともあるでしょう。最近では部署内の連絡もグループウェア等が多用されていることもあり、メールでの忌引き休暇の連絡をそれほど気にしないカルチャーの企業も多いようです。

メールで忌引き休暇を伝えるときは、メールの件名で忌引き休暇だとわかるようにし、必要事項をもれなく明確に書きます。会社側は何日間休むのか気になりますし、休暇中の対応も気になります。取引先に忌引き休暇を伝える場合は、葬儀等の日程を伝える必要はありませんが、自分の都合で迷惑をかけることに対してお詫びを伝える必要があります。

忌引きの連絡メールの書き方とは？

忌引きメールの書き方には形式の決まりはありません。伝えるべき事項を簡潔に、わかりやすく書くのが基本です。忌引き休暇制度は労働基準法には記載がありません。会社によって規定が異なるもので、就業規則に記されています。多くの会社は故人との関係によって忌引き休暇の日数が違うので、連絡をする際に確認しましょう。

メールで伝えるべき項目

メールで伝えなければいけない項目は以下の５つです。

・誰がいつ亡くなったのか
・通夜と葬儀の日程
・忌引き休暇の日数
・葬儀場の名前とその住所
・緊急のときの連絡先（携帯番号）
一般的に配偶者が亡くなった場合は10日間、実父母や子供は5日~7日、二親等の場合は2日~3日としている企業が多いようです。

通夜と葬儀に会社の上司や同僚が参列することもあるので、日程や場所を伝えますが、メールを送る時点で未定の場合はその旨を記載します。

忌引きだと伝えるメールの例文(サラリーマンが会社へ送る場合)

以下に、実父が亡くなった場合に、サラリーマンが会社の上司へ送るメールの一例を紹介します。

件名：忌引き休暇の取得について

〇〇部〇〇課、〇〇様or〇〇さん

お疲れ様です。
〇〇です。

お休みのところ、失礼致します。
昨日、実父が亡くなりましたため
5日間の忌引き休暇を申請させていただきたく思います。

期間：2019年〇月〇日～2019年〇月〇日
理由：父の葬儀の準備、後片付けのため
葬儀日程：未定

なお、忌引き休暇中のご連絡は以下までお願い致します。
090-××××-××××(携帯電話番号)

詳細が決まりましたら、早急にご連絡致します。
以上、大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

〇〇〇〇〇（自分の氏名）

忌引きだと伝えるメールの例文(大学生が教授へ送る場合)

大学生の場合も、講義を休むことを伝えるメールを教授に送信します。

件名：忌引きによる「〇月〇日〇〇学講義」欠席について

〇〇先生

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
学籍番号:0000000
〇〇〇〇です。

突然のご連絡、大変失礼いたします。
〇〇先生の授業を受講しております、〇〇〇〇です。

〇月〇日〇時限目の〇〇学の授業に出席する予定でしたが、
今朝ほど父が亡くなりましたため、欠席させていただきたく存じます。

急な訃報であったため、取り急ぎメールにてのご連絡となりましたことをご容赦ください。
次回の講義出席の際に、改めて欠席届を提出させていただきます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇〇〇（氏名）

忌引き休暇明けのお礼の挨拶はメールで済ませてよいのか？

忌引き休暇明けのお礼は、まずは上司に直接、口頭で伝えましょう。葬儀を終えたことの報告、休み中に迷惑と心配をかけたことのお詫び、本日より通常どおり仕事に復帰することを簡潔に伝えます。また、休み中に仕事の対応をしてくれた人には菓子折りを持って挨拶するほうが丁寧です。挨拶をメールで済ますのは失礼にあたるので気をつけましょう。

お礼の挨拶はメールではなく必ず手紙で行う

忌引き休暇明けのお礼はメールは略式のためマナー違反になってしまいます。お礼の挨拶は、会葬礼状というお礼状（手紙）の形で渡します。会葬礼状は本来、通夜や告別式のときに返礼品と一緒に渡すものですが、弔電や供花をいただいた人、葬儀に参列しなかった人からお香典をいただいた場合にも後日送ります。

葬儀社では会葬礼状のフォーマットが用意されていますが、故人や遺族の思いを綴った会葬礼状はより気持ちが伝わるものです。家族で相談しながら文面を検討するとよいでしょう。メールでの挨拶はごく親しい間柄のみで、基本は会葬礼状を送ると覚えておきましょう。

手紙でお礼の挨拶をする場合に気をつけるべきこと

会葬礼状は、一般的には縦書きで句読点は使わずに書きます。全体の流れは以下のとおりです。時候の挨拶や季節の挨拶は不要で、「拝啓」で始まり「敬具」で終えるか、もしくは両方を省略します。

・故人の名前：「亡父　◯◯◯◯儀」もしくは「故　◯◯◯◯儀」といった書き方をします。
・参列へのお礼：忙しいなか、参列していただいたことへのお礼を述べます。
・略儀の挨拶：本来ならば会ってお礼を伝えるべきところを、手紙での略儀の挨拶となったことを伝えます。
・差出人：喪主の氏名、その横に「親族一同」と書きます。
その他、故人や遺族の思いを伝える文章を入れるとよいでしょう。

手紙でお礼の挨拶をする文章例

以下は会葬礼状のシンプルな一例です。

拝啓
亡父　△△△△儀　葬儀に際しまして
ご多忙中にもかかわらず　ご鄭重なるご厚志を賜り　心より厚くお礼申し上げます
ここに生前のご厚情を深謝し　略儀ながらお礼のご挨拶を申し上げます
敬具

令和◯年◯月◯日

〒000‐0000　住所
喪主　◯◯◯◯
外　親戚一同

「たくさんの方々にお別れをしていただき　故人もさぞ喜んでいることでしょう」という故人の気持ちを添えたり、「今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます」といった今後のおつきあいに関する言葉を記したりする等、さまざまなスタイルがあります。

忌引き連絡をメールでもらった場合はどのように返信すればよいのか？

忌引き連絡のメールを受け取った際は、なるべく早く休みの許可を伝えるメールを返信しましょう。その際には、お悔やみの言葉を添えて返信するのがマナーです。相手は大切な人を亡くした精神的な負担と葬儀等の実務的な負担を抱えています。その点に配慮しつつ、言葉を選び、休み明けの話題はなるべく避けた内容で返信するようにしてください。

返信文章を考える際に注意すべきこと

返信の文章はあまり固くなりすぎないほうがよいですが、故人への敬意を込めて丁寧な言葉遣いを心がけましょう。当然のことながら、絵文字等は使いません。「重ね重ね」のように繰り返す言葉、数字の４や９といった「死」や「苦しみ」を連想させる言葉は避けてください。

メールで故人の死因を尋ねるのはタブーです。生死に関する直接的な表現となる「死亡」「死去」「ご存命」「生きていたころ」などの言葉は、遺族の悲しみを増幅させることがあるので使わないようにしましょう。メールを送る前に読み返し、誤字脱字がないかをチェックしてください。

忌引き連絡のメールへの返信例

忌引き連絡への返信は長く書く必要はありません。２行で簡潔に「忌引きメールを読んだこととお悔やみの言葉」「安心して会社を休んで大丈夫であること」を記し、３行目に「結びの言葉」を記します。また、葬儀に参列できない場合は、その旨を２行目と３行目の間に書くとよいでしょう。以下は、忌引き連絡メールへの返信メールの一例です。

◯◯様のご不幸に際し、略式ながらメールにてお悔やみ申し上げます。
仕事のことは気にせずに、故人をお見送りください。
都合により葬儀に伺うことができず、申し訳ありません。
◯◯様の安らかなご永眠をお祈り致します。

忌引き休暇を取得する際に気を付けるべきこととは？

忌引き休暇が長ければ長いほど、自分の業務を誰かにやってもらわなければなりません。忙しいなかではありますが、業務の引継ぎをきちんと行えるかどうかはビジネスマンとしての信用にも関わります。業務を引き継ぐ相手には電話で業務の引継ぎをお願いすると同時に引継ぎ内容を伝え、再度メールで引継ぎ事項を伝えるようにするとよいでしょう。

業務の引継ぎをきちんと行う

業務の引継ぎは、現在自分が抱えている案件やアポイント、提出期限のある提案書等の書類、クライアントとのメールのやりとり、進捗中のプロジェクトのスケジュールといった詳細まで、上司や部下と共有するようにしましょう。外部の人と一緒に行っている仕事がある場合は、その人の連絡先も漏れなく伝えます。

延期しても大きな影響がない会議やアポイントは、延期したい旨の連絡を自分からメール等で伝えるようにしましょう。

亡くなった方との関係まで会社に伝える

忌引き休暇は法律で定められているわけではなく、会社の就業規則に則ったお休みです。亡くなった方との関係で取得できる日数が変わります。忌引き休暇を申請する際には、亡くなった方との関係をまず伝え、休暇の日数を確認しましょう。また、忌引き休暇は必ずしも有給ではなく、中小企業等では無給の場合があります。

派遣社員や業務委託の場合は、会社の就業規則には当てはまりませんので、派遣元の会社やクライアントと相談のうえ、休暇の日数を調整しましょう。

取引先にも状況を連絡してお詫びする

取引先への連絡は、状況に応じて電話もしくはメールで行い、事情を説明してお詫びします。予定の変更や担当者の一時的な変更は、「身内の不幸」という避けがたい理由があってのことだということをきちんと理解してもらいましょう。

取引先は今後の仕事の進捗等について不安を感じるので、自分が不在の間もきちんと代理が引き継ぐ旨を伝え、その人の名前と連絡先を伝えます。また、場合によってはクライアントと代理の担当者とのメールにCcで自分を入れてもらい、復帰してからフォローできるようにしましょう。

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まとめ

忌引き休暇の申請に関する連絡はメールでも問題ありませんが、その際は故人との関係やお休みの期間、葬儀の日時や場所等を伝えるのがマナーです。また、自分が休んでいる間も業務が滞らないようにするのがビジネスマンとしての常識と言えます。

葬儀の準備や片付け等で多忙かつ精神的な負担も大きいなかで、電話をする時間がないかもしれませんが、慌てる必要はありません。メールを上手に活用しながら、上司や同僚、取引先と連絡を取るようにしましょう。

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