訃報をメールで送る場合に活用しやすい文例を紹介｜新しい方法・注意点もあわせて紹介

訃報をメールで送ってもよいか？

訃報は電話あるいは書面、特に親しい間柄の方に対しては電話で伝えるのが通例とされていました。その場合、どうしても時間が必要となるため訃報を送ってから葬儀までの時間的な余裕がないこともあるでしょう。

そのため、現在では素早く多数の方に訃報を送る手段としてメールを利用することも増えています。そのため、メールでお知らせすることも一般的といえるでしょう。

特に故人がビジネスパーソンである場合には、社内や取引先など多くの関係者に向けて迅速に訃報を届けることが必要になることもあるでしょう。こういった場合はメールの利用が効率的であると考えられることも多く、ビジネスシーンではメールによる訃報が主流になりつつあります。

訃報をメールで送る場合に使える文例

メールの利用が一般的となった現代では、訃報をメールで送る事例が増えています。特にビジネスシーンでは主流となりつつあるといえるでしょう。メールであっても言葉選びのマナーは書面による訃報と変わりはありません。訃報をメールで送る場合の文例を、3種類のケース別で見ていきましょう。

社内に送る場合

社内に連絡・案内をメールで送る場合、件名には訃報である旨を書きます。本文の文例は以下のとおりです。時候の挨拶も不要ですので、簡潔なメールにすることを心がけるとよいでしょう。

社員各位

○○部○○課○○○○殿が、○年○月○日午後○時○○分、ご病気のため享年○○歳にて永眠されました。
ご冥福をお祈りするとともに、謹んでお知らせ申し上げます。通夜、葬儀告別式は下記のとおり、仏式にて執り行われます。

1.通夜
○年○月○日 ○時~○時
ご自宅にて
○○県○○市○○町○番○○-○○
最寄り駅：○○線○○駅 下車 徒歩○分
（添付の地図をご参照ください）

2.葬儀告別式
○年○月○日 ○時~○時
○○斎場にて
○○県○○市○○町○番○○-○○
TEL：○○○-○○○-○○○○
最寄り駅：○○線○○駅 下車 徒歩○分
（添付の地図をご参照ください）

3.仏式
○○宗

4.喪主
○○○○様（ご令室）

5.お問い合わせ先
○○部 ○○○○
TEL：○○○-○○○-○○○
メール：○○○@○○○.○○

社外に送る場合

訃報をメールで社外に送る場合にも、件名には訃報である旨を書きます。この場合も時候の挨拶は不要です。葬儀委員長をたてる場合は、喪主と併せて名前を記載することが一般的といえるでしょう。本文の文例は以下のとおりです。

○○株式会社御中

弊社代表取締役社長○○○○儀かねてより病気療養中の処
○年○月○日午前○時○○分、享年○○にて逝去いたしました。

ここに生前のご厚誼に心より感謝し謹んでお知らせ申し上げます。葬儀告別式は社葬を以て下記のとおり執り行います。

1.日時
○年○月○日
葬儀 ○時~○時
告別式 ○時~○時

2.場所
○○斎場にて
○○県○○市○○町○番○○-○○
最寄り駅 ○○線○○駅 下車 徒歩○分
（添付の地図をご参照ください）

3.仏式
○○宗

4.喪主
株式会社○○ 専務取締役○○○○様（長男）

5.本件お問い合わせ先
○○部 ○○○○
TEL：○○○-○○○-○○○○
メール：○○○@○○○.○○
住所：○○県○○市○○町○番○○-○○

なお　ご家族の意向によりご厚志については固くご辞退申し上げます。

親族・友人に送る場合

親戚や故人の友人へメールで送る場合、相手との関係性によって文章表現は異なることも多いでしょう。こちらも件名には訃報である旨を書くことを忘れないようにしましょう。本文の文例は以下のとおりです。

お世話になっております。

○○○○の長男　○○です。
突然のご連絡失礼いたします。

父○○がかねてより病気療養中のところ○○月○○日○時○分　享年○○にて急逝いたしました。

生前は懇意にしていただきほんとうにありがとうございました。
ここに生前のご厚誼に心より感謝し謹んでお知らせいたします。 通夜ならびに葬儀式告別式は下記のとおり執り行います。
お忙しいなかとは存じますが父を見送っていただければと思います。

1.お通夜
○月○日　○時~○時
自宅にて
○○県○○市○○町○番○○-○○

2.葬儀告別式
○月○日　○時~○時
○○斎場にて
○○県○○市○○町○番○○-○○
TEL：○○○-○○○-○○○○

3.仏式
○○宗

4.喪主
○○○○（長男）

葬儀まであまり間がなかったため取り急ぎメールにてお知らせいたしました。失礼の段ご容赦ください。

○○○○
TEL：○○○-○○○-○○○○

訃報をメールで送る場合に書くべきこと

メールによる訃報は、迅速に多数の方へ届けられることがメリットです。内容は電話や書面の場合と同じく、簡潔であることを重視するとよいでしょう。故人が亡くなった事実や葬儀の詳細情報などの必要事項を記載します。受け取る方が情報を把握しやすいように、以下のポイントを忘れずに記載しましょう。

1. 亡くなった人の名前・亡くなった日

訃報の中でまず重要な情報は、誰がいつ亡くなったのかです。訃報を書く方が故人の長男であれば「父○○」、故人の配偶者であれば「妻○○」あるいは「夫○○」のように、続き柄も含めて記載するとよいでしょう。

享年や死因について記載する場合がありますが、故人や遺族のプライバシーを守るために死因は伏せる場合もあります。また、死因について記載する場合は詳細に記載する必要もないでしょう。

2. 葬儀の詳細

通夜や葬儀告別式の会場や日時、葬儀の形式などの詳細も記載します。会場の場所については、最寄り駅から徒歩やバスで何分かかるのかも記載しておくとよいでしょう。できれば地図も添付し、メールだけで最低限の情報が伝えられるように配慮しましょう。

葬儀の形式については、仏式なのか神式なのか、仏式ならば宗派は何なのかを記載します。宗派によって葬儀の進め方や作法が異なるため、参列者にとっては重要な情報といえるでしょう。

あわせて、供花や香典・弔問を受け付けるかどうかも記載することを忘れないように注意しましょう。家族葬の場合も、一般の方が参列されないようにその旨をしっかりと伝える必要があります。

3. 喪主の名前

喪主は葬儀を主催する立場であり、親族の代表者でもあります。そのため、参列者は喪主を把握しておくことが必要となります。喪主の氏名と故人との続柄も記載するとよいでしょう。

4. 問い合わせ先

問い合わせ先は忘れずに記載するようにしましょう。訃報を受け取った方のなかには、喪主に対してお悔やみの連絡を入れたい場合もあるでしょう。訃報における問い合わせ先は、喪主の住所や電話番号を記載するのが一般的です。メールの返信先として、メールアドレスも記載しておくとよいでしょう。社葬を執り行う場合では、社内の担当者の氏名や連絡先を記載します。

訃報をメールで送る場合の注意点

メールによる訃報は多数の方へ一斉送信できるため、ほかの手段よりも早く知らせることができます。しかし、葬儀に関しての詳細情報が記載できる状態まで連絡しないでいると、その分連絡が遅くなってしまうことも考えられます。そのため、訃報は故人の死を知った直後から段階的に送るとよいでしょう。訃報のメールを送るタイミングや、誰にどの順序で送ればよいかを解説します。

送るタイミング

故人が亡くなった段階では生前から準備をしていた場合を除き、葬儀の詳細は決まっていないことが一般的です。詳細な訃報のメールを作成できない状況でも、家族や親族に対してはまず故人が亡くなった事実をすぐに知らせましょう。葬儀の詳細は決まり次第、あらためて伝えて問題ありません。

葬儀社と連絡をとって葬儀の場所や日時が決定すれば、詳細情報を記載した訃報のメールを作成します。

誰にどの順で送ればよいか？

訃報を送る順序は、家族や親族・会社関係・故人の友人や知人・町内会の順が一般的です。ごく一部の方だけでの家族葬であった場合にも、まずは3親等内の親族に訃報を送るようにしましょう。葬儀の詳細が決まっていなくても、亡くなったことを知らせるだけでもすみやかに行うことを心がけるとよいでしょう。

会社関係や故人の友人・知人には、葬儀の詳細が決まってから訃報のメールを送ることが一般的です。もし故人の直属の上司の連絡先を知っている場合は、電話で訃報を伝えるとよいでしょう。

もし、メールで訃報を受け取ったら？

訃報をメールで受け取った場合、メールでお悔やみの言葉を伝えても失礼にあたりません。相手からの連絡手段にあわせて返信するとよいでしょう。

ただし、葬儀までは遺族側に時間的あるいは心理的に余裕がない場合が多いといえます。特に故人に関係者が多い場合は、電話の対応に追われることもあるでしょう。遺族に配慮して、お悔やみの言葉は短く簡潔に済ませるのがマナーです。

メールでしたためるお悔やみの気持ちの伝え方

メールで訃報を送ること場合、たとえ電話や手紙といった従来の手段でなくとも、言葉選びのマナーを忘れないようにすることが大切です。お悔やみの言葉の例や避けるべき表現、ビジネス向け・友人向けの文例を見ていきましょう。

お悔やみの言葉の例

お悔やみの言葉を伝えるなら、「ご逝去の報に接し、謹んでお悔やみ申し上げます」や、「突然の悲報に接し、心からお悔やみ申し上げます」などがよく使われる表現といえるでしょう。「この度はご愁傷様です」という表現は文面では不適切で、対面で使う表現であることに注意しましょう。

なお、お悔やみの際に使ってはいけない忌み言葉があります。「重ね重ね」「ますます」「くれぐれも」などの重ね言葉や、「死亡」や「急死」など生死に関する直接的な表現は避けましょう。また、「がんばって」「元気をだして」などの遺族を励ますための安易な言葉もマナー違反と捉えることが一般的です。

お悔やみメールの文例

お悔やみの言葉をメールで伝える場合、適した表現を使用しましょう。勤務先や取引先の方に向ける場合の文例は以下のとおりです。

〇〇様のご逝去の報に接し　心よりお悔やみ申し上げます　ご遺族の方々の悲しみいかばかりかとお察し致します　直接お悔やみ申し上げたいところではございますが　メールにて失礼いたします　〇〇様のご冥福を心よりお祈り申し上げます　なお　返信は不要でございます

友人に向けてお悔やみの言葉を送る場合には、会社関係よりもやわらかい表現でも問題ないでしょう。ただし、心証やマナーに配慮し、適切な言葉選びに配慮する点は同様です。

ご遺族の悲しみはいかばかりかとお察しいたします　私にできることがあれば気兼ねなくご連絡ください　○○様の在りし日のお姿を偲び　心よりご冥福をお祈りいたします

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まとめ

訃報をメールで送ることは一般的になってきています。しかし、メールは簡易的な手段であり本来は電話や書面で伝えるものと考える方もなかにはいるでしょう。媒体がメールになったからといって、遺族への配慮や言葉選びのマナーに変わりはありません。

お悔やみの言葉をメールで送る場合も同様です。送信する相手が友人だとしても、マナーを守って適切な文面に仕上げましょう。訃報やお悔やみに関して不安があれば、ぜひ小さなお葬式にご相談ください。

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