訃報をFAXでお知らせするときのマナーとは？書き方や連絡の順番を紹介

訃報をFAXで送ってよいか？

訃報においては、故人の死を早く確実に伝えることが重要です。FAXでは迅速に多数の方へ訃報を届けられるため、その手段自体はマナー違反にあたりません。また、FAXを使えば耳の不自由な方や高齢の方でも訃報を確実に確認できるため、電話では内容を伝えにくい際にも有効だといえます。

遠方に住んでいる親戚と電話がつながらない場合など、いち早く訃報を伝えたい方と通話ができない場合にも利用されます。近年ではメールやLINEなどで訃報を伝える方も増えていますが、略式であることは把握しておきましょう。

訃報を伝える主な連絡手段

訃報を伝える連絡手段には、手紙・電話・FAX・メールなどがあります。これらには正式、略式の違いがあり、文章を作成する手間や訃報を伝達できる早さも異なります。それぞれに特徴があるため、場面に応じて最適な連絡手段を選ぶことが重要です。

正式な連絡手段は「手紙」

訃報を伝える正式な連絡手段は手紙です。ただし、親族など速やかに訃報を伝える必要がある相手に対しては、まず電話で故人が亡くなった事実などを伝えます。この時点では葬儀社とのやり取りを済ませていないケースが多く、一般的には葬儀の詳細までは伝えられません。

葬儀の詳細が決まれば、式場の時間や場所などを含め、あらためて手紙で伝えるのが正式なマナーです。

略式で使われる連絡手段は「メール」

近年ではメールやメッセージアプリで訃報を伝えるケースが増えており、特にビジネスシーンでは一般的になってきています。ただし、メールはあくまで略式であり、目上の方に送信すると失礼にあたる場合もあるので注意が必要です。

本来は電話で伝えるべき相手だとしても、休日や深夜であればまずはメールを送り、後日あらためて電話や手紙で伝えるのがよいでしょう。また、親しい友人に対してであれば、メールよりさらに略式のLINEなどのメッセージアプリでのお知らせも増加傾向です。

FAXで訃報を伝えるときのマナー

訃報の連絡手段には正式・略式の違いはあるものの、記載する必須項目や言葉選びのマナーはおおむね共通しています。FAXは多数の方に向けて同じ文面を送信するのが基本であるため、内容は簡潔にマナーを守って正確な情報を伝えることが重要です。

訃報の書き方

書き出しには、誰がいつ何歳で亡くなったのか、伝えてよければ死因も含めて記載します。享年については、本来は数え年を記載しますが、近年では満年齢を記載するのが一般的です。故人との生前の付き合いを感謝する言葉を簡潔に伝え、通夜・告別式の内容に触れましょう。通夜・告別式についての必要項目は以下の通りです。

・通夜・告別式を執り行う日時
・式場の名称・住所・電話番号
・喪主の氏名と続き柄
・儀式形態・宗派
式場の情報には、地図も併せて記載しておくのが親切です。身内でなく第三者が訃報を伝える場合、続柄を敬語表現にするには父親を「ご尊父（そんぷ）」、母親を「ご母堂（ぼどう）」と表記します。息子や娘はご子息やご令嬢、夫や夫人はご主人やご令室といった具合です。

使ってはいけない言葉

訃報の文中や対面でのお悔やみの言葉では、使ってはいけない言葉があります。例えば、たびたび、しばしば、くれぐれも、重ね重ね、再三といった、不幸が繰り返すことをイメージさせる言葉です。

また、「生きる」や「死ぬ」といった生死に関わる直接的な言葉もタブーとされます。「生前」「逝去」といった表現を使いましょう。

他にも、数字において死を連想させる「4」や、苦を連想させる「9」も使用を避けます。連絡先などに含まれている場合はその限りではありませんが、香典の金額など、避けられる場合には使わない数字と考えましょう。これらの条件にあてはまらない言葉でも、不吉なことを連想させる表現は使わないことがマナーです。

FAXで訃報を伝えるときの例文

親族に向けた訃報をFAXで送る場合、一般的には死因も含めて逝去の事実を記載します。葬儀の詳細が決まっている場合の例文は以下の通りです。

父　〇〇儀
かねてより病気療養中でしたが〇〇のため 令和〇年〇月〇日午前〇時〇分 享年〇〇で永眠いたしました
葬儀及び告別式は〇式により 次の通り執り行います
日時 通夜式　令和〇年〇月〇日（〇）〇時より
葬儀告別式　令和〇年〇月〇日（〇）〇時より
式場 名称 〇〇ホール
住所 〇県〇市〇町〇-〇-〇
電話番号　〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
喪主 〇〇
外　親戚一同
儀式形態　〇式

家族葬を執り行う場合、知人・友人にFAXを送るのであれば、弔問や香典を辞退する旨を記載することもあります。例文は以下の通りです。

父　〇〇儀
去年末より病床にありましたが薬石効なく 令和○年○月○日午前○時○分 享年〇〇で他界いたしました
加療中はお見舞い頂き誠に有難うございました
故人の遺志に従い 家族葬を行わせていただきます
誠に勝手ではございますが 香典　供花　参列は遠慮いたします
喪主 ○○
外 親戚一同
ご連絡は○○までお願いいたします
電話番号は○○○-○○○○-○○○○です

訃報をFAXで送るときに送付状は必要？

FAXを送信するときには送付状もセットというのがビジネスマナーですが、訃報においても送付状があると親切です。送付状はFAXの表紙にあたるもので、送付日・宛先・送付者・連絡先・件名・書類の概要・送付枚数などを記載します。

FAXによる訃報では別紙で式場の地図を送る場合もありますが、通信が途絶えて送信を完了できない場合もあり、送付状がなければ2枚以上あるかどうかを判断できません。確実に受信できたことを確認するためにも、送付状も併せて送信するとよいでしょう。

訃報を伝える範囲と順番

訃報をお知らせする際に考えておきたいのは、誰にどのタイミングで伝えたらよいかです。訃報は故人と関係が深かった全ての方に伝えることを基本としますが、訃報を知った方がさらに関係者へ伝えてくれる場合もあります。訃報をお知らせする範囲や順番を整理して把握しておきましょう。

訃報を伝える範囲

家族や親族をはじめ、故人と関わりの深かった全ての方に訃報は伝えなければなりません。故人が親しくしていた友人・知人と連絡が取れれば、その方を通じて故人の交友関係に訃報を広めてもらいましょう。

勤め先があった方なら、職場の同僚や上司と連絡を取り、各種手続きも進めてもらいます。取引先など仕事の関係者への連絡も勤め先に任せましょう。また、故人との関係によっては町内会など地域のコミュニティにも訃報を伝えます。

訃報を伝える順番

訃報を伝える相手の立場はさまざまで、同内容のFAXやメールの一斉送信は失礼にあたります。まずは逝去の事実を知った時点で家族や親族に連絡しましょう。一般的に、この時点では葬儀の詳細が決まっていません。

葬儀社や菩提寺と連絡を取り葬儀の詳細を決めたら、再度家族や親族に伝え、故人の友人・知人にも詳細とともに訃報を伝えます。故人の勤め先だけでなく自分の勤め先にも訃報を伝え、忌引の処理も進めてもらいましょう。最後に町内会など地域のコミュニティに詳細を伝えます。

訃報をFAXで受け取ったときの対応

訃報をFAXで受け取る側になった場合、文中に「返信不要」の旨が記載されていることもあります。この場合でも返信することがマナーです。FAXやメールで返信してもよく、電話をかけても構いません。FAXで返信する場合の例文は以下の通りです。

この度はご尊父様がご療養中に亡くなられたとのこと 心よりお悔やみ申し上げます
誠にご愁傷様でございました
ご冥福を心よりお祈り申し上げます
まずは略儀ながら書中にて失礼いたします

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まとめ

訃報は手紙で伝えるのが正式ですが、速やかに訃報を伝えるにはFAXが向いているケースもあります。FAXによる訃報は一般的な連絡方法であり、マナー違反にはあたりません。内容や言葉選びなどのマナーを守り、電話とも組み合わせて早く正確に訃報を伝えましょう。

葬儀の情報を伝えるには、葬儀社と葬儀の詳細を決めることが必要です。小さなお葬式では、土日祝・深夜・早朝を問わず、24時間通話料無料で葬儀の相談を受け付けています。FAXによる訃報で不安なことがありましたら、小さなお葬式にご相談ください。

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