忌引きメールを会社の上司や同僚に返信する際のポイント

忌引きメールを返信する際に考えておくべき項目

上司や同僚から忌引きメールが届いたら、お悔やみのメールを返信しましょう。忌引きメールの返信は「タイトル」「本文」「締めの一文」で構成します。本文は2行～3行程度で簡潔にまとめます。

短い中にも相手を気遣い、悲しみをいたわる気持ちが伝わる内容にしましょう。まずは忌引きメールを作成する際に考えておきたいポイントをご紹介します。

忌引きメールを返信する際のタイトル

件名には「タイトル」を入れます。「〇〇（名前）よりお悔やみを申し上げます」と送り主の名前を入れ、返信を受け取った方が誰からどんな内容のメールが来たか一目見ただけでわかるようにしましょう。

タイトルがないと迷惑メールと間違えてしまうこともあります。また、相手の方は葬儀の準備や手続きに追われてすべてのメールを確認する時間がないことも考えられます。タイトルで内容をわかりやすくしておくのも相手への気遣いです。

忌引きメールを返信するときの本文

本文には「お悔やみの言葉」「相手への気遣いの言葉」を書きます。もし葬儀に参列できなければそのことをお詫びする一文を加えても良いでしょう。頭語・結語は省略し、時候の挨拶も不要です。忌引きメールの返信では前置きは書かないですぐに本題に入ります。

一文目には忌引きメールを受け取ったこととお悔やみの気持ちを表す文章にします。よく使うのは「〇〇様のご逝去のお知らせを受け、心よりお悔やみ申し上げます」といった言い回しです。二文目は「業務については引き継ぎますので心配無用です」といった相手を気遣う文章を書きましょう。

最後の一文

締めの一文は相手の方を慰め、励ます言葉を書きます。「どうぞご自愛ください」「ご冥福をお祈りいたします」といった言葉を入れると良いでしょう。本文と同様に簡潔にまとめる方が読みやすく相手の方にも負担を掛けません。

葬儀に参列できないことや弔問に伺えないことをお詫びする内容を付け加えたいときは、本文と締めの一文の間に入れます。「やむを得ない事情がありご葬儀に参列できませんことを申し訳なく思っております」といった文章にします。参列できない理由は書かなくても大丈夫です。

ビジネス上知っておきたい忌引きメールを返信する際のポイント

ビジネスメールを作成するときは相手を不快な気持ちにさせないよう気を配る必要があります。忌引きメールの返信は「死」に関する内容が含まれます。相手の顔が見えない分、いつも以上に慎重に言葉を選びましょう。

誤字・脱字がないか確認し、親しい間柄でも絵文字や顔文字は使用しません。ここでは忌引きメールを返信する際のポイントを詳しく解説します。

言葉遣いに気を付ける

忌引きの返信メールでは「忌み言葉」を使わないようにしましょう。「浮かばれない」「追って」といった言葉は不幸を連想させるため使いません。同じ語を2回繰り返す「重ね言葉」にも注意が必要です。「くれぐれも」「しばしば」「重ねがさね」は日常的に使う言葉でもあるので意識して避けましょう。

また、「死ぬ」「悲しむ」といった直接的な表現は控えます。「死」は「急逝」「永眠」に言い換えます。悲しみは「哀愁」「痛恨」といった言葉で表現しましょう。

宗教上の理由で使い分ける言葉にも配慮が必要です。よく使われる「冥福」という言葉は仏教用語ですのでキリスト教徒には使いません。「帰天」「昇天」といった言葉を選びましょう。

早めに返信する

上司や同僚から忌引きメールが届いたらなるべく早く返信しましょう。忌引きメールには「いつから休むか」「何日休むか」ということが書いてあります。同じ部署の方宛てなら訃報の知らせ以外に業務の引継ぎ事項を書くこともあります。

返信がなければ「このまま休んで大丈夫だろうか」「メールが届いていないのでは」と不安に思う可能性もあります。業務の引継ぎは基本的にメールだけでなく口頭でも行います。そのためメールには引継ぎの詳細は書いていないことも多いのです。早めに返信すればスムーズに引継ぎが完了し、相手の方は安心して休めるでしょう。

絵文字、顔文字は使わない

上司や同僚と親しい間柄であれば、時には絵文字や顔文字を使ってやり取りすることもあるでしょう。しかし、忌引きの返信メールはお悔やみの気持ちを伝えるものです。絵文字や顔文字は不謹慎と捉えられかねません。句読点のみで文章を作成しましょう。

また、丸囲みの数字やローマ数字は文字化けしやすいので避けます。できるだけ早く忌引きを知らせるために、プライベートの携帯電話やスマートフォンにメールが届くこともあります。そのまま返信を作成するときは機種依存文字を使わないように注意しましょう。忌引きの返信メールでは漢数字を使うと良いでしょう。

誤字・脱字を確認する

返信メールを作成したら、送信前に誤字・脱字がないか読み返してみましょう。変換ミスがあると相手に失礼です。場合によっては内容が伝わらないことも考えられます。

忌み言葉を使っていないか、宗教上の言葉の使い分けは問題ないか、敬語の使い方は間違っていないかもチェックします。亡くなった方の名前や続柄を間違うケースもありますので注意が必要です。

文章のチェックが終わったら返信方法を間違えていないか見てみましょう。忌引きメールは部署内の方に一斉送信することもあります。間違って「全員に返信」を選択していないか確認しましょう。

返信不要と書かれていても返信しよう

メールの末尾に「返信不要」と書かれていることがあります。「返信してはいけないのだろうか」と悩む方も多いのではないでしょうか。返信不要とは相手の手間を増やさないための気遣いであり「返信しなくても構いませんよ」という意味が含まれています。そのため基本的には返信しても問題はありません。

返信を送るときは返事を催促する内容にならないよう気を付けましょう。上司や同僚は忙しい中で多くの方に忌引きメールの送信や業務の引継ぎをしています。締めの一文の後に「返信はご無用です」と加えて相手の負担を増やさない気遣いも大切です。

忌引きメールを返信する際の例文

ここでは、相手との間柄別に忌引きメールを返信する際の例文をご紹介します。返信内容にお困りの方は〇の部分を差し替えて使ってみてください。

上司に送る忌引きメールの返信例

件名：「〇〇より（名前）お悔やみ申し上げます」

本文：ご連絡有難うございます
ご尊父〇〇様のご逝去のお知らせを受け　哀悼の念にたえません
お悲しみはいかがばかりとお察しいたします
本来ならばご弔問に伺うべきところですが　略儀ながらメールにてお悔やみを申し上げます
なお　お忙しいことと思いますので返信はご無用です

同僚に送る忌引きメールの返信例

件名：「お悔やみを申し上げます　〇〇です（名前）」

本文：このたびはご母堂さまの逝去を知り　大変驚いています
仕事は引き継ぎますので安心してください
心よりご冥福をお祈り申し上げます
なお　返信は不要です

忌引きメールの返信以外でも気を付けておくべきポイント

上司や同僚と親しい間柄であれば、メールだけでなく香典や弔電、供花を送ることがあります。まずは届いたメールを読み返して送っても問題ないか確認しましょう。

最近では身内のみで葬儀を行う「家族葬」が増えています。会社の方は葬儀に招かず、香典や弔問を断るケースがあります。もしメールの本文に「お心遣いはご遠慮させていただきます」といった内容が書かれていれば、香典や弔問は送ることを控えましょう。ほかにも「家族葬のため身内のみで葬儀を行います」と書いていることもあります。

香典を頂いたらお返しを用意しないといけません。「何かして差し上げたい」という気持ちもあるかとは思いますが、断っているのに送るとかえって負担を増やすことにつながる場合もありますので注意しましょう。

忌引きメールを送る前に確認すべき事項

ここまでは、忌引きメールの返信のポイントをご紹介しました。しかし、不幸はいつ起こるかわからないので、いざというときに備えて忌引き休暇を取得する際のことも理解しておきましょう。忌引きを申請するときは、メールを送る前に休暇を取れる日数や仕事の引継ぎ内容を把握することが大切です。

ここでは忌引きメールを送る前に確認しておきたいことを解説します。

忌引きで休暇を取る日数

忌引きで休める日数はそれぞれの会社で異なりますが、なかには忌引き休暇の制度がない会社もあります。一般的には配偶者は10日、父母は7日、配偶者の父母は3日とされています。詳細な日数は就業規則で確認するか、会社の総務課に聞いてみましょう。

会社によっては「3親等以上の親族は忌引き休暇を認めない」「アルバイト、パートは忌引き休暇制度の対象外」といった条件を決めていることがあります。遠方での葬儀のため休暇内に帰って来られないときは、会社に相談すれば日数を延長してもらえるケースもあります。

仕事の引継ぎ

忌引きで休む際は業務の引継ぎをしっかり行いましょう。仕事の進捗状況や締め切りの日時を伝えて、トラブルがあれば連絡できるよう「緊急連絡先」も伝えておきます。また、忌引き休暇で取引先にも影響を及ぼすことがあります。休暇中に打ち合わせが入っていたら日程変更を打診するか代理人を選定して取引先に伝えましょう。

忌引きで休むことがわかったら、まず忌引きメールを送ります。同時に未完了の業務や仕事のスケジュールを確認して漏れのないように引継ぎをすることが大切です。

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まとめ

忌引きメールを返信する際は言葉遣いに注意して、不適切な表現がないか確認してから送信しましょう。大切なのは相手を気遣う気持ちです。返信をしなくて良いように配慮することや、安心して休めるように言葉を掛けることを忘れないようにしましょう。

なお、忌引きのこと以外でも葬儀に関して疑問に思うことがあれば「小さなお葬式」へお気軽にご相談ください。総勢60名のコールスタッフがお客様のお悩みをお伺いし、丁寧にサポートさせていただきます。