大事な方が亡くなったときのメールの送り方とは？知っておくべきマナーや返信方法を紹介！

大事な方が亡くなったときのメールの送り方とは？

家族や親しい関係の人が亡くなったとき、親族や友人、仕事の関係者などにメールで訃報を知らせる場合があります。葬儀の情報などを伝えなければならないので、訃報の連絡はなるべく早い段階で送るとよいでしょう。

相手との関係によって、メールの文面も少しずつ異なるので注意が必要です。ここでは、大事な方が亡くなったときのメールの送り方について紹介します。

メールの書き方

訃報を知らせるメールには、「故人の名前」と「葬儀の詳細情報」を記載します。一般葬ならいつ葬儀を行うのか、会場の住所と喪主は誰が務めるのかを明記しましょう。家族葬の場合は、葬儀は家族と近親者で行う旨を記し、会場などは併記しません。

必要があれば、亡くなった時期や年齢、死因、香典や弔電などについて記すこともあります。もし仕事相手に訃報を知らせる必要があるときは、休暇を取る期間や連絡先、一時的に担当を引き継ぐなら担当者の名前や連絡先を伝えましょう。

メールを送る際の注意点

相手が読みやすいように、簡潔な文章を心掛けましょう。季節などを表す時候の挨拶は不要なので、いきなり本題に入って構いません。どんな立場の人が相手でも、誤字脱字、文章の間違いには十分注意が必要です。日時や名前を間違えてしまうと、先方に失礼な印象を与えてしまいます。

「たびたび」や「追って」などの忌み言葉を使うのはマナー違反です。文章が完成した後も全体を読み返して内容を確認しましょう。送信ボタンを押す際も、送信先が誤らないように慎重に作業を行います。

親戚や知り合いに送る場合

内容は相手との関係によって異なるので、下記の例を参考にしてください。

父・斉藤太郎につきましては、かねてより病気療養中でございました。完治の希望を持って治療を続けてまいりましたが、このたび病状が悪化し、去る2020年6月5日、82歳にて永眠いたしました。

生前のご厚誼に深謝いたします。 なお、通夜ならびに葬儀・告別式は下記の日程で執り行います。

通夜：6月10日（月）18時〜
葬儀・告別式：6月11日（火）11時〜12時
斎場：○○斎場（住所：△△-4-5-6／電話：xxx-xxx-xxxx）
喪主：斉藤一子（長女）
2020年6月6日

勤務先に送る場合

一般的には、直属の上司に電話で知らせるのがマナーです。メールは内容を間違いなく伝えるための補助資料として使うとよいでしょう。

2020年6月15日　管理本部部長　佐藤　次郎　様

実父が病気療養中でしたが、このたび逝去いたしました。

死亡者氏名：斉藤　花子（享年82歳）
続柄：実父 死亡日時：2020年6月15日
その他：6月15日～6月20日の5日間、慶弔休暇を取得いたします。（休暇中連絡先：携帯電話xxx-xxx-xxxx）

尚、葬儀は故人の遺志により、家族葬にて執り行います。

一般参列、御香典、御供物、弔電などにつきましては、勝手ではございますが辞退させていただきます。ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

総務部人事課　斉藤　一郎

社内に送る場合

社内メールは、事実確認をしっかり行った上で、ミスのない情報を伝えることが大切です。送信先に抜けや漏れがないように注意しましょう。

各位 総務部　斉藤太郎殿の御母堂　斉藤花子様におかれましては、2020年4月16日、ご逝去されました。通夜および葬儀および告別式は下記のとおり執り行われます。

通夜：4月19日（木）18時〜
葬儀式・告別式：4月20日（金）11時〜12時
斎場：○○斎場（住所：△△-4-5-6／電話：xxx-xxx-xxxx）
喪主：斉藤一郎　様（故人との続柄　御長男）
総務部人事課　鈴木　達郎
電話番号　xx-xxxx-xxxx
E-MAIL abc@abc-d.com

お悔みのメールに返信する場合のメールの送り方

訃報を知らせるメールはあまり頻繁に受け取るものではないので、どのように返信すればよいのか分からないという人も多いのではないでしょうか。故人が相手方とどんな間柄だったかによっても、返信の内容は変わります。

配偶者や両親、子どもや会社の関係者など、さまざまな関係性があるでしょう。ここでは、お悔やみのメールを返信する場合の具体的な内容を紹介します。

配偶者を亡くされた場合の返信の仕方

配偶者を亡くした方は、これまでの生活が大きく変わります。睡眠や食事などの面で気遣いの一文を記載するとよいでしょう。相手の悲しみに寄り添う文章を意識します。

件名：田中三郎です　お悔やみ申し上げます

本文：奥様がご逝去されたとお伺いしました。心からお悔やみ申し上げます。一生懸命な△△さんのことですから、ご無理なさっていないか心配しています。
睡眠は取れていますか？悲しい毎日の中と思いますが、どうかお体にはお気をつけて。安らかなご永眠をお祈りしています。

両親を亡くされた場合の返信の仕方

故人となったご両親と面識がある場合、強い悲しみや寂しさから、自分まで感情的な文章を書いてしまいやすくなります。しかし、受け手となる相手を思いやって、穏やかな文面を心掛けることが大切です。

件名：鈴木次郎です　お悔やみ申し上げます

本文：お母様がご逝去なさったと伺い、とても驚いています。遠方のため、すぐに駆けつけられずごめんなさい。
今はまだ目の前のことでいっぱいだと思うけど、気をしっかり持たれてください。体にはお気をつけて。私で力になれることがあれば、いつでも連絡くださいね。

祖父・祖母を亡くされた場合の返信の仕方

注意する点は、両親を亡くされたときのメールと同様です。冷静な文章になるように意識して、相手のそばに寄り添ってあげたいと思う気持ちを表しましょう。

件名：佐々木花子より　お悔やみ申し上げます

本文：お祖母様のご逝去のことを伺いました。以前お会いしたときはお元気でしたので、大変驚いています。
もうあの優しい笑顔にお会いできないかと思うと、とても寂しいです。
略式ではありますが、メールにてお悔やみ申し上げます。心から哀悼いたします。

子供を亡くされた場合の返信の仕方

メールの文面によっては、ご遺族の悲しみを深めてしまうこともあります。とはいえ、すぐにそばで力になりたいと思っても、叶わない場合もあります。なるべく簡潔に、最大限に注意を払った負担にならない内容を心掛けましょう。

件名：高橋和夫です　お悔やみ申し上げます

本文：逝去の報に接し、心より哀悼の意を表します。
○○さんが無理をされていないか、とても心配です。私にできることがあれば、遠慮なく連絡くださいね。安らかにご永眠されますように、お祈りしております。

彼氏・彼女を亡くされた場合の返信の仕方

大切なパートナーを亡くした相手の気持ちに寄り添う言葉を率直に記します。「いつでも駆けつけて協力する」と伝えてあげるとよいでしょう。

件名：伊藤正夫より　お悔やみ申し上げます

本文：○○さんにご不幸があったことを聞き、とても驚いています。あまりに急なことで、今は何も考えられないとは思うけど、あまり気を落とされませんように。
すぐに駆けつけられなくて申し訳ありません。力になれることがあれば、いつでも連絡くださいね。
略式ですが、心からご冥福をお祈りします。

友人を亡くされた場合の返信の仕方

将来を語り合った友人を亡くした方は、とても辛い思いをしているでしょう。その心情に配慮しつつ、親身に接するような文面を意識します。

件名：加藤勇気より、お悔やみ申し上げます。

本文：○○様がご逝去されたと聞いて、とても驚いております。以前お見かけしたときはお元気そうでしたので、もうお会いできないと思うと残念でなりません。遠方のため、すぐに駆けつけてあげられなくてごめんね。
今は突然のことで何も考えられないと思いますが、自分の体をいたわってください。いつでも遠慮なく連絡してね。

会社関係者を亡くされた場合の返信の仕方

件名：営業2課の松本です。お悔やみ申し上げます。

本文：○○様のご逝去の報をお伺いし、ご冥福をお祈りいたします。かねてから○○様には大変お世話になっておりました。生前は親切にしていただき、感謝を申し上げます。何かと慌しい日が続くとは存じますが、ご無理はなさらず、どうかご自愛ください。略式でのお悔やみとなり、失礼いたします。
お手伝いが必要な際は、いつでもご連絡下さい。心より哀悼いたします。

親戚を亡くされた場合の返信の仕方

親戚を亡くされた方へ返信する場合、できるだけ簡潔な文章を心掛けます。相手との親密さによって、基本の文例を少しずつ変更するとよいでしょう。

件名：中村です　お悔やみ申し上げます

本文：ご身内のご不幸について伺い、とても驚いています。お悔やみに伺えず申し訳ありません。
大変とは思いますが、どうか気持ちをしっかり持って、お体には気をつけてください。
メールでのお悔やみとなり、申し訳ありません。心より哀悼の意を表します。

ビジネス用の返信の仕方

ビジネスメールでは、感情を込めて送る必要はありません。失礼のない文面は大切ですが、あまり長くなりすぎて相手に負担をかけないように、丁寧かつシンプルな内容を心掛けましょう。

件名：【株式会社ABCより】お悔やみ申し上げます

本文：○○株式会社
○○営業部　○○様
○○様の突然の訃報に接し、とても驚いています。遠方のためご葬儀に伺うことができず、申し訳ありません。略儀ではございますが、メールにて哀悼の意を示します。

お悔みの連絡へ返信する際のマナー

先方が訃報の連絡を送るのは、自分だけではありません。そのため、メールに返信するときも、なるべく相手に負担をかけない配慮が大切です。忌み言葉を避けたり、正しい敬称を使ったりするのもマナーのひとつと言えます。

突然の連絡に慌てず、落ち着いて文面を確認する余裕を持ちましょう。ここでは、お悔やみの連絡へ返信する際のマナーを紹介します。

簡潔に書く

長く書きすぎず、シンプルで分かりやすい返信を意識しましょう。相手を思いやると長い文章になりがちですが、お悔やみの連絡は多くの人に送るので、長く書くとかえって負担になってしまうこともあります。

相手が手紙で訃報を知らせてきた場合など、こちらも正式な形で返信する必要があるときは、ある程度内容が長くなることもあるでしょう。一方、メールでお悔やみを表すのは、あくまでも略式の方法です。できる限り分かりやすく、単刀直入に要件を伝えるほうが親切だと言えます。

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時候の挨拶をしない

手紙やメールには時候の挨拶がつきものです。そのため、季節感を意識した書き出しにした方がよいのではないかと考える人もいるでしょう。しかしながら、訃報の連絡を受けたときは、返信に挨拶を記載する必要はありません。丁寧さを意識しすぎるあまり長くなってしまうと、遺族の負担になる可能性があります。

訃報への返信は簡潔で分かりやすい内容が第一なので、長い前置きは避けて、訃報を残念に思っているという気持ちを端的に伝えることが大切です。

敬称を使う

メールの中で故人を語るときは、続柄に合わせて敬称を使いましょう。聞き慣れない言葉が多いので、間違えないように事前に確認しておくと安心です。ご遺族の両親が亡くなった場合、「ご尊父様」や「ご母堂様」を使います。祖母や祖父であれば、「ご祖父様」、「ご祖母様」が一般的です。

兄弟姉妹は「ご令兄様、ご令弟様、ご令姉様、ご令妹様」となりますが、様は省略することもあるでしょう。ただし、訃報の送り主と親しい関係なら、あえて普段と同じ呼び方を使うこともあります。

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忌み言葉を避ける

慶事や弔辞で使うべきではないとされる言葉を忌み言葉と言います。訃報の返信においても、忌み言葉を使うのはマナー違反です。「いよいよ」、「重ね重ね」などの重ね言葉、死亡や生きるなどの生死を直接表した言葉は避けましょう。不吉とされる4や9などの数字も控えます。

浄土真宗では「冥福」、キリスト教式では「供養」など、宗派によって使わないほうがよい言葉もあるので注意が必要です。忌み言葉の種類は多岐にわたるので、相手の背景も考えながら、失礼のない文面を心掛けましょう。

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お悔みの言葉の伝え方が分からないときは業者に相談

お悔やみを伝える機会は頻繁に来るものではありません。そのため、どうやってお悔やみの言葉を伝えればよいのか分からないときもあるでしょう。そんなときは、業者に相談するのがおすすめです。経験豊富なプロのスタッフなら、状況に応じた適切な返信をアドバイスしてもらえるでしょう。

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まとめ

ここまで、身近な人が亡くなったときに送る訃報を知らせるメールや、お悔やみのメールに返信する方法などについて紹介してきました。相手との関係次第でさまざまな返答が考えられるので、状況に応じて柔軟な対応を心掛けましょう。

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