家族葬を会社へ伝える際の適切なメールとは？例文と抑えるべきポイントを解説

そもそも家族葬は会社へ伝えるべき？

家族葬とは、家族や親族、ごく親しい友人を招いて行う小規模の葬儀です。一般葬とは違い、事前に参列者の人数を決められる点も大きな特徴です。

このような特徴をもつ家族葬において、そもそも会社への報告は必要なのでしょうか？以下では「故人が会社員の場合」と「故人が会社員の家族の場合」のケース別に解説します。

1. 故人が会社員の場合

故人が会社員の場合は、亡くなったら必ず会社に伝える必要があります。会社に伝える際には、葬儀が家族葬であることも必ず伝えておきましょう。

家族葬であることが上手く会社に伝わっていないと、職場の方や取引先の方が弔問に訪れ、混乱をきたす恐れがあります。

故人を送るための大切な葬儀ですから、不要なトラブルを避けるためにも、確実な連絡を心がけましょう。

2. 故人が会社員の家族の場合

会社員の家族が亡くなった場合でも、家族葬を行う旨会社に伝えておくのがよいでしょう。

家族葬を行う場合は会社の方を呼ばないので、会社への報告は必要ないと思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、家族の葬儀を行う場合、会社の規定によっては有給休暇とは別で「忌引休暇」を取得することができる可能性があります。

さらに、会社によっては福利厚生の一環として、会社員の家族のお祝いや不幸があった際に「弔慰金」を支給されることもあります。この「弔慰金」は香典とは違い、お返しが不要です。

また、仕事上の引き継ぎなどもあるでしょうから、最低限上司には連絡しておくのが好ましいでしょう。

家族葬を会社へ伝えるメール例文と押さえておくべきポイント

家族葬であっても、会社への連絡はしておくべきということがわかりました。では、連絡手段はどうするべきでしょうか。また、具体的に誰に連絡すればよいか、連絡の際に気をつけるべきことなど、様々な疑問が出てくることでしょう。

そこで、ここからは会社への家族葬の連絡の際に、押さえておきたいポイントや注意点を紹介します。

1. 会社への家族葬の連絡はメールでOK

会社にいる時に家族の訃報を受けた場合は、その場で上司に口頭にて伝えます。会社外にいる時は、まず上司に電話にて報告しておくのがおすすめです。

ただし、家族葬では伝えるべき内容がいくつかありますから、電話や口頭のみであると伝え漏れの可能性が出てきます。また、報告を受けた側も細かい内容を忘れてしまうかもしれません。
ですから、後で見返せるようにメールを送っておくと、より確実です。

2. 会社の誰にメールを送ればよいか

家族葬の連絡を会社に入れる際には、まず直属の上司に電話かメールで連絡します。
また「忌引き休暇」や「弔慰金」に関するやりとりもあるため、総務課にもメールを送っておくと良いでしょう。

また、数日間会社を休む場合は取引先へ連絡するケースもあります。自分が担当している取引先がある場合は念頭に置いておきましょう。ただし、連絡の前に上司への確認が必須で、独断で行うことはあまり好ましくありません。

3. メール記載すべきポイント

一般的に、家族葬とはごく親しい身内や友人を招いて行う小規模の葬儀とされています。そのため、一般葬とは違い、香典や弔電、供花を辞退することも少なくありません。

会社への報告の際には、辞退する項目がある場合は「何を辞退するのか」を明確にしておきましょう。

例えば、香典は辞退するが、弔電や供花はお受けしたいという考えの場合は、その点を明確にし、かたちに残るメールを利用して、伝えたい要点を確実に記載しておくとよいでしょう。家族葬に関して、会社に伝えるべきは以下のポイントです。

亡くなった方の氏名、続柄、命日
家族葬の日時と場所
喪主の氏名、続柄
葬儀が家族葬であること
参列、香典、弔電、供花に関して辞退するもの

辞退する項目がいくつかある場合でも、会社の規定によっては式場の情報が必要な場合もあります。

事前に上司や総務の方と相談し、必要であれば、式場の名称や住所、電話番号なども合わせて記載しておくとよいでしょう。

4. 会社へ家族葬を伝えるメールの例文

会社へ家族葬の連絡をメールでする際には、上記で挙げたポイントを押さえておくことが重要です。

まずは、直属の上司への連絡が必要です。メールで家族葬の連絡をする際には、要点を押さえて簡潔な文書になるよう心がけましょう。
ここからは、会社へのメールの例文を紹介します。

営業部部長　鈴木　太郎　様

病気療養中であった父が他界いたしました。下記、お知らせ申し上げます。

死亡者氏名：佐藤　次郎（享年〇〇歳）
続柄：実父
死亡日時：2020年〇月〇日　〇時〇〇分

また、葬儀参加のため、忌引休暇を取得したく存じますので、葬儀に関しても合わせて下記にて記載致します。

通夜：2020年〇月〇日
告別式：2020年〇月〇日
葬儀場：〇〇斎場 〇〇県〇〇市1-2-3
葬儀場電話番号：123-456-〇〇〇〇

なお、葬儀は親しい者のみの家族葬で執り行うこととなりました。
また、故人の遺志により、一般参列、御香典、弔電、御供物などの御厚志につきましては、失礼ながら辞退させていただきます。恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

佐藤　一郎
休暇中、何かございましたら下記の連絡先までご連絡下さい。
電話番号：080-〇〇〇〇-△△△△

5. 取引先へ送るメールの例文

担当している取引先には、家族葬で数日不在になることと、その間の代わりの担当者についての情報を伝えます。

取引先へのメールの例文は以下のようになります。

いつもお世話になっております。

私事で大変恐縮なのですが、父が〇月〇日に他界し、家族葬にて葬儀を執り行うこととなりました。

つきましては◯月◯日より◯日間不在となり、ご迷惑をおかけいたしますことお詫び申し上げます。

私が不在の間は上司の田中が担当いたしますので、何かありましたら以下にご連絡をお願い致します。

田中　太郎
メールアドレス：〇〇〇〇@△△△△
電話番号：090-〇〇〇〇-△△△△

ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。何卒よろしくお願い致します。

会社に連絡する際に押さえておきたいポイント

こちらではより具体的に、会社へ家族葬の連絡をする際の注意点や押さえておきたいポイントを紹介していきます。

これから挙げるポイントをチェックし、漏れのないように行うことで、スムーズにやりとりが行えます。もしもの時に慌てないためにも、必ず確認しておきましょう。5つのポイントについて紹介するので、ぜひ確認してみてください。

1. 忌引き休暇の日数の確認と調整

家族が亡くなって、遺族として家族葬を取り仕切る場合は、通夜や告別式の準備、当日の進行、菩提寺とのやり取りなどの事前準備ならびに葬儀後にやるべきことが多くあります。

当然ながら、出勤日と重なることになりますから、忌引き休暇を取得する必要が出てきます。

忌引き休暇の規定は会社によって様々です。待遇に関係なく、全ての社員に認められている会社もあれば、正社員のみに限定されている場合もあります。事前に社内規定をしっかりと確認し、上司と日数の調整を行いましょう。

忌引き休暇の日数は故人との関係性で決まり、近い関係であるほど長くなります。配偶者の場合は10日程度、両親の場合は7日程度、兄弟姉妹や祖父母であれば3日程が一般的です。

2. なるべく早めに連絡する

家族に不幸があった場合、親戚などの関係各所への連絡や葬儀会社、菩提寺とのやりとりなどで遺族は多忙になります。
連絡が後回しになり、結果漏れてしまっていたということにもなりかねないため、会社にはできる限り早く連絡を取っておきましょう。

また、訃報を受けたタイミングが夜間や休日であった場合には、上司への連絡を躊躇してしまうかもしれません。しかし、その場合にはメールなどで知らせておけば問題ありません。

忌引き休暇の取得や、不在期間中の社内での業務の調整等がありますから、可能な限り早く知らせることの方が優先度は高くなります。

訃報を受けたら、まずは早めに上司への報告を行いましょう。

3. 伝えるべき要点を簡潔にする

家族葬であることを会社に伝える際に、必ず押さえておきたいポイントは以下の通りです。

亡くなった方の氏名、続柄、命日
家族葬の日時と場所
喪主の氏名、続柄
葬儀が家族葬であること
参列、香典、弔電、供花に関して辞退するもの


訃報を受けた段階で決定していない事項がある場合には、決まり次第改めて連絡が必要です。

会社側も様々な調整がありますから、葬儀の内容に関しては決まり次第早急に連絡するようにしましょう。

4. 業務の引き継ぎを行う

家族葬で忌引き休暇を取得する場合には、代理の社員に業務の引継ぎを依頼しましょう。上司や同僚などにお願いするのが一般的です。

可能であれば、出社して直接指示するのが望ましいですが、葬儀の準備等で動けないことがほとんどなので、その場合は電話やメールでも問題ありません。

既にマニュアルがあり、それを見れば誰でも代行できる業務であれば問題ありません。しかし、自分しか把握していないことや急ぎの案件を抱えている場合には、そちらを優先的に伝えましょう。

どうしても自分が対応する必要が出た場合に備え、緊急連絡先を伝えておくことも必要です。

ただし、即日対応できる可能性が低い旨をあらかじめ伝えておきましょう。

5. 必要書類の確認

社内の休暇申請などには、通常であれば定められた書類にて手続きを行います。ただし、忌引き休暇の申請は、メールや口頭で上司に報告しておけば、書類提出は後日でも可能な場合がほとんどです。

休暇明けに会社に戻った際に、必要書類一式を提出しましょう。

社内規定により、必要書類は様々です。不安な場合は事前に上司や総務の担当者に確認しておきましょう。

会社の人から香典を渡された場合の対応

家族葬の連絡を会社にしていても、職場の方から香典を渡される場合があります。その場合、会社名義であれば受け取っても問題ありません。会社名義の香典には、香典返しの必要がないからです。

ただし、個人の名義で渡される香典に関しては注意が必要です。「辞退しているから」と頑なに断ってしまうかもしれませんが、気遣いを無下にするのは失礼にあたります。素直に受け取り、後日香典返しをお渡しするのがよいでしょう。

＜関連記事＞
家族葬の香典返しのマナーを徹底解説！金額の相場や渡す品物は？

会社の人が弔問に訪れた場合の対応

参列辞退の旨を伝えていても、会社関係者の方が弔問に来ることがあります。その場合は、感謝の気持ちを述べつつも、丁重にお断りするのがよいでしょう。一人だけ受け付けてしまったりすると、他の方と不公平になるので、対応には注意が必要です。

ただし連絡の行き違いなどで、家族葬であることや一般参列の辞退が上手く伝わっていなかった場合には、可能な範囲で参列を受け入れましょう。

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まとめ

会社への家族葬の連絡はメールでも問題ありません。ただし、ポイントをきちんと確認しておくことが大切です。

連絡の行き違いや、伝え漏れは後々のトラブルに繋がるため、漏れのないようにしっかりと対応しましょう。忙しくて難しい場合は、他の人にお願いするのもひとつの手段です。

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