訃報の返事で「お悔やみ申し上げます」と伝える際の注意点とは

お悔やみ申し上げますの返事で第一印象が左右される

訃報の連絡がきたり、葬儀に出席した際に遺族から挨拶をされたりすることがあります。いずれの場合でも、「お悔やみ申し上げます」と返事をすることが適切です。

お悔み申し上げますと返す際、その内容や返事のタイミングなどで、相手の第一印象は大きく変わります。禁止されている言葉を使用したり、遅い時間に返事をしたりすると印象が悪くなってしまいます。

「常識的だな」「心がこもっているな」と思ってもらえるようなお悔みの言葉を返すよう心掛けましょう。

お悔やみ申し上げますと返事する際に心得たいポイント

お悔みの言葉を返事として伝える場合、慣れていないと間違った言葉遣いをしてしまったり、不適切な内容になってしまったりすることがあります。非常識な発言をしないことはもちろん、訃報を知らされた時の状況や相手との関係によって対応を考えましょう。

ここでは、ご遺族に「お悔やみ申し上げます」と言葉を返す際に注意すべき点を解説します。

返事を文章で書き起こすことが大切

訃報の返事を考える際、まずは返事の内容をひと通り書いてみましょう。また、直接伝えるためのお悔みの言葉の内容も、事前に考えて書いてみることをおすすめします。

文章にして目で確認することで、言葉遣いが適切か、内容はおかしくないかなどを確認できます。文字にして客観的に見ることで、間違いに気づきやすくなります。また、葬儀の場でも事前にある程度言葉を考えておくことで、何を言えばよいのかわからず焦ったり、言葉に詰まったりすることを避けられます。

忌み言葉など不適切な言葉を使わない

お悔みの言葉を伝える時は、忌み言葉などを使用しないよう気をつけましょう。忌み言葉には「いよいよ」「重ね重ね」などの重ね言葉があります。

訃報を受けた際は「わざわざご連絡をありがとうございます」、葬儀で遺族と顔を合わせた際は「くれぐれも体調にはお気をつけください」などと言ってしまいそうになりますが、「わざわざ」や「くれぐれも」は重ね言葉のためNGです。

忌み言葉を事前に確認しておき、使用しないように意識しましょう。

声のトーン

電話で訃報の連絡があった場合、相手の顔が見えないため直接話す時よりも声のトーンに注意する必要があります。わざとではなくても、不適切な声のトーンになってしまうと相手が違和感や不快感を持つかもしれません。

電話で訃報を知らされたら、ワントーン低めの声にしてお悔やみの言葉を述べましょう。早口になりすぎず、落ち着いたテンポで話すことも大切です。表情で悲しみを伝えることができない分、声で表現することを心掛けましょう。

上司など誰に返事をするかも重要

「お悔み申し上げます」と返事をする場合、その相手が誰であるかによって内容を変えることも必要です。

たとえば、付き合いの長い友人からと会社の上司からの報告に対する返事をする際に、表現方法や言葉の選び方が同じでは不自然になってしまうことがあります。

とくに、上司など目上の方から訃報を伝えられた際にどのように返事をすればよいか迷った場合は、一般的なマナーを参考にしましょう。当たり障りのない内容になってしまっても失礼にはなりません。

お悔やみ申し上げますと返事する際の心配り

相手との関係性や状況によっては、訃報の連絡手段にメールが使用されるケースもあります。文章の場合は、分かりやすく読みやすいものにすることが大切です。くだけた文章はNGですが、自分なりのメッセージを添えることでメールの文章に温かみが出ます。

ここでは、メールなどで「お悔やみ申し上げます」と返事をする際に気をつけたいことについて解説します。

段落分けをして読みやすくするのがポイント

メールで「お悔やみ申し上げます」とメッセージを送る場合に、文章が少し長くなることがあります。

長文をそのまま続けて書くと、相手が読みにくいと感じたり、面倒になり最後まで読んでもらえなかったりする可能性があります。せっかく一生懸命考えて書いたのに、読みにくいと思われてしまっては残念です。

そのため、メールの場合は相手に送る前にある程度文章を段落分けして、読みやすい状態に整えましょう。段落は空けすぎず、全体のバランスを意識すると読みやすい文章になります。

メールを開いてすぐ分かる内容にする

お悔みのメッセージを送る時は、相手がメールを開いてすぐにわかる内容にすることが大切です。時候の挨拶は不要なほか、前書きがダラダラと長いと「何の目的のメールなのか」「何が言いたいのか」と思われてしまうかもしれません。

相手側も多くの人からメールの返信がきている可能性も高いため、読まれずに埋もれてしまう可能性もあります。文章をお悔やみの言葉から開始するなど、ひと目でメールの目的や内容が伝わるようにしましょう。

テンプレートはあくまで参考にとどめる

「お悔やみ申し上げます」と返事をする際に、メッセージの内容や文言にはテンプレートを活用しましょう。インターネットや本などにも記載されているため、テンプレートを利用することでマナーを守った返事ができるうえ、言い回しの参考にもなります。

ただし、テンプレート通りの返事だと、相手との関係性によっては「冷たい」「心がこもっていない」と思われてしまうこともあります。テンプレートを参考にしながら、自分の気持ちが伝わるような内容を心掛けましょう。

送るタイミングを見極める

お悔み申し上げますとメールやラインで送る場合、いつ送るかというタイミングも大切です。「電話ではないのだからいつ送ってもよい」と考える方もいるかもしれませんが、夜遅い時間帯や忙しい時間帯に送ると、非常識だと思われてしまう可能性もあります。深夜にメールを送ったことで、相手が着信音などで起きてしまうことも考えられます。

お悔みの言葉の返事を送る際は、常識的な時間帯に送るようにしましょう。早朝や深夜にメールを作成した場合は、日中に送れるように送信予約をしておくこともおすすめです。

文章を書き終えたら一度確認する

相手から訃報のメールやラインが送られてきた場合、「急いで返事をしなくては」とすぐに送ってしまうと、誤字脱字があったり、不適切な言葉があったりしたことに後から気づく可能性があります。メールやラインを送った後は送信の取り消しができないため、慎重に送るようにしましょう。

文章を作成したら、まずは自分で読み返しておかしな所がないかチェックします。直すべき部分は修正し、再度読み返します。多少時間がかかっても、確認や修正はきちんと行うことをおすすめします。

お悔やみ申し上げますと返事する際の例文

お悔やみ申し上げますと返事をする際の例文をご紹介します。返事を書く時は相手との関係性なども考慮したうえで、適切な文章を意識しましょう。

【例文1】

・このたびは〇〇様のご逝去の報に接し、略式ながらメールにてお悔やみ申し上げます。

【例文2】

・ご逝去の知らせに驚き、信じられない気持ちです。お辛いことと思いますが、どうかお力を落とされませんように。心よりお悔やみ申し上げます。

【例文3】

・突然の訃報に接し、悲しみの気持ちでいっぱいです。心よりお悔み申し上げます。遠方のため、葬儀に参列できず申し訳ございません。どうかお力を落とされませんように。謹んでご冥福をお祈りいたします。

【例文4】

・このたびは〇〇様のご逝去の報に接し、心からお悔やみ申し上げます。ご冥福をお祈りいたします。何か私にできることがあったら遠慮なく言ってね

お悔やみ申し上げますと電話もしくはメールで返事するかは状況次第

相手から訃報を伝えられる場合、電話で知らされたり直接会って伝えられたりすることが一般的ですが、メールやラインなどで知らされるケースもあります。メールは略式のため正式な連絡ではありませんが、場合によっては使われることもあります。

たとえば仕事の取引先の方からメールで訃報を受けた場合、わざわざ相手の会社に電話をして返事をすると迷惑になる可能性もあります。状況よっては、メールで返事をしても問題ありません。

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訃報を受けた時、どのようにお悔みの返事をすべきか理解しておくことは大切です。また、自分が葬儀を出す側になった場合も、訃報を知らせたり葬儀で挨拶をしたりすることになるため、マナーは知っておきましょう。

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まとめ

ある程度の年齢になると、親戚や友人、職場の仲間や取引先などから訃報を受けることもあるでしょう。訃報に対してお悔み申し上げますと返事をする際は、言葉遣いや伝え方を工夫しましょう。メールで返事をする場合は、読みやすい内容にすることをおすすめします。

堅苦しくなりすぎるのではなく、悲しい気持ちを伝えたり気遣ったりする言葉を添えることで、好印象になります。基本的なルールを踏まえたうえで、お悔やみの言葉を考えてみましょう。

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