【忌引きのメールを社内に送る時のポイント】お礼・返信の仕方までをご紹介

忌引きメールを社内にする時のポイント

訃報は突然やってくるので、急に休みを取ることは仕方のないことです。会社の人たちが「仕事のことは気にしないで」と優しく対応してくれても、自分の仕事を誰かがフォローしてくれていることを忘れないようにしましょう。

必要以上に恐縮する必要はありませんが、社会人のマナーとして忌引きメールを送る時のポイントを押さえておくと良いでしょう。

できるだけ早く連絡をする

身内の人が亡くなると、悲しむ間もなく忙しくバタバタすることがほとんどです。時間が経てば経つほど忙しさは増すため、連絡はできるだけ早くするようにしましょう。

メールを送る時は、亡くなった人の名前と亡くなった日時、通夜や葬儀の日程、忌引き日数、葬儀場の情報、緊急連絡先などを入れ簡潔な内容で送るようにします。亡くなってからすぐはショックで物事が手につかないかもしれません。焦って送ると宛先を間違ってしまう可能性もあるため、少し落ち着いてから送信するようにしましょう。

メールだけでなく電話や口頭でも説明する

忌引き連絡をメールですることは問題ありませんが、可能であれば電話や口頭でも説明した方が丁寧な印象を与えます。

とくに仕事の引継ぎなどがある場合は、メールで書くと冗長な文章になりがちです。そのため、メールとは別に、電話で上司や同僚に連絡を入れ、引継ぎ内容を伝えるようにしましょう。「仕事のことは気にしなくて良いから最後のお別れをしてあげて」などと言われた場合は、感謝の気持ちを伝え電話を切るようにします。

就業規則を確認する

忌引きは法律で定められた制度ではありません。しかし、ほとんどの会社では休暇の日数や取り扱いについて就業規則に定めています。

日数については、慶弔休暇として「配偶者が死亡したときは10日」「兄弟姉妹が死亡したときは3日」というように記されていることが多くなっています。また、雇用形態によって有給か無給かの違いもあるため、必ず就業規則には目を通すようにしましょう。

メールを送る際も、会社の制度に照らして「〇〇日間の忌引き休暇を申請します」などと書くと丁寧です。

忌み言葉などに注意する

「忌み言葉」とは縁起の悪い言葉を指します。知らずに使ってしまった場合、相手を悲しませてしまう可能性があるため注意しましょう。人が亡くなった時に避けるべき忌み言葉は、不幸など良くないことが続くことを連想させる言葉です。

【忌み言葉の例】
・重ね重ね
・重々
・再三
・次々
・続く
・度々
これらの言葉はどちらかと言えば忌引きメールを送る時よりも、それに対する返信をする時に気を付けた方がいいかもしれません。例えば、「度々のご連絡となり恐縮ですが」など普段でもよく使う言い回しには注意しましょう。

忌引きメールを社内に送る時の書き方・例文

忌引きメールを送る時は、必要な情報を過不足なく伝えることが大切です。丁寧さを気にするあまり、回りくどい言い方になってしまうと、逆に失礼な印象を与えてしまうこともあります。

そこで、ここからは忌引きメールを社内に送る時の書き方や例文を紹介します。ポイントさえ押さえれば誰でも書くことができるので、ぜひ参考にしてください。

忌引きメールの書き方

忌引きメールに必ず記載すべき内容は次の5点です。

・故人について（名前や続柄、亡くなった日時）
・通夜や葬儀の日程
・忌引き日数
・葬儀場の情報（会場や住所）
・緊急連絡先
まず、亡くなったことを理由に忌引き申請する旨を書きます。冒頭で結論を伝えることで、相手が忙しくても目を通してもらいやすくなるでしょう。

続いて、忌引き日数は「〇月〇日～〇月〇日」というように期間を明らかにします。忌引き日数から緊急連絡先までは箇条書きで記しても問題ありません。

最後はダラダラと書かず、シンプルに「何卒よろしくお願いいたします」や「大変お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」などの言葉で締めます。短く簡潔に伝えるということを意識しましょう。

忌引きメールの例文①：上司に送る場合

上記をふまえて書いた忌引きメールの例文は次の通りです。

【件名】
忌引き休暇を申請いたします
【本文】
〇〇さん（または〇〇課長など）
お疲れ様です。〇〇です。
この度、祖母〇〇の逝去に伴い、忌引き休暇を申請させていただきたくご連絡いたしました。
＜期間＞
20〇〇年〇月〇日から20〇〇年〇月〇日まで（計〇日間）
＜葬儀会場＞
式場：〇〇
住所：〇〇県〇〇区〇〇町〇〇
＜緊急連絡先＞
080-〇〇〇〇-〇〇〇〇

大変ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

こうした連絡は直属の上司にすることが多いと思いますが、必要があれば総務部や人事部も宛先やCCに入れるようにしましょう。また、仕事の引継ぎや伝言などがある場合は「業務については別途ご連絡させていただきます」などと書き加え、電話か別のメールで詳細を伝えるようにします。

忌引きメールの例文②：お悔みメールを送る場合

自分が忌引きメールを受け取る立場だった場合、返信についてはどうすれば良いでしょうか。お悔みメールを送る際の例文を見ていきましょう。

【件名】
〇〇（自分の名前）よりお悔み申し上げます
【本文】
〇〇さん
この度はお身内にご不幸があったと伺い、本当に驚いています。
本来なら直接お悔みに伺いたいところですが、略儀ながらメールでお悔み申し上げます。

どうか気を落とされず、お体には気を付けてください。
また、仕事のことは気にせず、最後のお別れをなさってください。
心よりご冥福をお祈り申し上げます。

相手の方がキリスト教や神道など仏教徒でない場合、「冥福」という言葉が相応しくない場合もあります。その場合は、「安らかにご永眠されますよう心よりお祈りいたします」など、差支えのない言い方をするようにしましょう。

忌引き明けのお礼をする時のマナー

忌引き中はあなたの代わりに誰かが仕事のフォローをしてくれています。身内の不幸は誰でも経験するとはいえ、少なからず会社の人にお世話になることは事実です。

そのため、「気にしなくていい」と言われていても、しっかりとお礼をしましょう。ここでは、忌引き明けのお礼をする時のマナーについて紹介します。

お礼の挨拶は直接する

忌引きと同様、お礼の挨拶もメールでして良いのでしょうか。結論から言うと、お礼の挨拶をメールで済ませることはおすすめできません。

そもそも忌引き連絡は、遺族の心情や忙しさなどを考慮して、メールでも良いとされていますが、会社に出勤しているのであれば、お礼の挨拶は直接すべきと言えるでしょう。

また、会社にいれば必ず上司や同僚と言葉を交わす機会があるはずです。それにもかかわらず、メールだけで「ご迷惑をおかけしました」と済ませてしまうのは失礼にあたります。お礼すべき人が出張でしばらく帰ってこないなど、よほどのことがない限りは、上司や仕事を手伝ってくれた同僚のもとに訪れ、直接挨拶するようにしましょう。

菓子折りがあるとさらに好印象

直接挨拶に伺うだけでも問題ありませんが、忌引き中に仕事を手伝ってもらったお礼として、菓子折りを持っていくと良いでしょう。不幸があったことについて、同僚もどのように声をかけるべきか迷っていることがあります。そんな時に菓子折りがあると、話題を切り替えやすくなり、余計な気を使わせてしまう心配もなくなります。

なお、渡す時はあくまでも感謝の気持ちとして渡しましょう。また、菓子折りは高級なものである必要はなく、気持ちがこもっていれば十分です。相手が気軽に受け取れるよう、個包装になっているお煎餅やお饅頭などを用意していくと良いでしょう。

直接お礼の言えない場合は手紙を書くこと

直接お礼を言いたくても、出張などで遠方に行ってしばらく帰って来ないような場合はどうするべきでしょうか。そういった場合は、手紙で無事葬儀を終えたことや、忌引き中にお世話になったお礼を述べるようにします。

手紙は1から文章を考えた方が、心がこもります。しかし、なかには文章を書くのは苦手という方もいるでしょう。そういう方には会葬礼状を送る方法もあります。会葬礼状は本来葬儀が終わった後に参列者の方にお礼状として手渡すものですが、遠方の方への挨拶状として送っても差し支えありません。

ただし、会葬礼状は参列してくれたことを前提に書かれていることが多いため、多少なりとも文面は変えた方が丁寧な対応と言えるでしょう。

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まとめ

身内の不幸はいつ訪れるかわからないものです。しかし、あなたがいない間も会社の同僚は仕事をサポートしてくれることを考えると、しっかりとお礼を伝えることが好ましいでしょう。

また少しでも会社にいる人たちの負担を減らすためにも、忌引き連絡は迅速にするようにしましょう。忌引き明け後は、フォローしてくれた人たちにしっかりと感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

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