忌引きメールの例文と返信メールに対しての返信例文をご紹介

忌引き取得のメール例文

忌引き休暇を取得するためのメールは、前置きや時候の挨拶は省き、用件のみを簡潔にまとめて送ります。内容には「休む期間」「亡くなった方の続柄」「亡くなった日時」「葬儀の詳細や葬儀形式」「休暇中の連絡先」の5点を書きます。誤字や脱字があると内容が間違って伝わることもあります。文章を作成したら、送る前に違和感がないか読み直しましょう。

まずは件名の書き方を相手別の例文でご紹介します。

忌引きメールの件名

忌引きに関する連絡は緊急性が高く、メールをすぐに読んでもらう必要があります。そのため、件名には「忌引き」の言葉を入れましょう。件名の書き方の例をいくつかご紹介します。

【例】
・「〇〇です（自分の名前）忌引きを申請します」
・「〇月〇日～〇月〇日まで忌引きを申請します」
・「〇〇に（亡くなった方の続柄）不幸があったため忌引きを申請します」

件名に「忌引き」の言葉を入れるとともに、送り主の名前や亡くなった方の名前、休む期間を入れるとさらにわかりやすいでしょう。

上司に連絡をする場合

忌引きの申請をするときははじめに直属の上司に連絡します。本来、忌引きについての連絡は口頭で伝えるのがいいとされています。しかし、忙しい時間帯や会議中、深夜や早朝であればメールで伝えた方がいいこともあります。

忌引きに関する内容を長々と書くと、上司はメールを読むのに時間がかかります。特に忙しい時間帯であればなるべく手を煩わせないように気を遣うこともマナーです。内容は端的にまとめるように心がけましょう。以下に例文をご紹介します。

【例文】

件名：「〇〇です。忌引きを申請します。」
本文：●●課長
お世話になっております。〇〇です。
夜分遅くに申し訳ございません。

〇月〇日に母が逝去いたしました。
急な申し出で誠に恐れ入りますが、葬儀のため〇月〇日～〇月〇日まで〇日間の忌引き休暇を申請いただきたく思います。

葬儀及び告別式につきましては詳細が決まり次第改めてご連絡いたします。
なお、休暇中の連絡先は（090-××××-○○○○）です。
何卒宜しくお願い申し上げます。

学校（大学）に連絡をする場合

大学生の場合、ゼミであれば教授に連絡します。大教室での講義であれば学校に連絡するのがいいでしょう。担当の教授から欠席の際の連絡手順を示されていれば指示に従いましょう。大学は人数が多いため、誰が連絡をしてきたのかがわかるよう学籍番号や学部、学科名を入れ忘れないように気をつけましょう。以下に例文をご紹介します。

【例文】

件名：「〇〇学部〇〇学科 学籍番号 氏名 忌引きでの講義の欠席について」
本文：急なご連絡失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年 学籍番号 〇〇太郎です。

昨日祖父が亡くなり、葬儀のため〇月〇日●限目、「△△講義」の授業を欠席させていただきたくご連絡いたしました。

急な訃報のためメールでのご連絡となり申し訳ありません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

取引先に連絡をする場合

忌引き休暇中に取引先と合同で仕事をする予定があれば連絡が必要です。親族に不幸があって休むにしても、予定を変更することに対するお詫びの気持ちを伝えましょう。故人の死因や葬儀の詳細については書かなくても失礼にあたりません。

あまりに事細かに記載すると、場合によっては会葬や香典を催促していると受け取られる恐れがあります。内容はあくまでもお詫びと重要事項の説明のみにしておきましょう。以下が例文です。

【例文】

件名：「〇月〇日合同ミーティングについて 日程変更のお願い」
本文：〇〇株式会社　〇〇課〇〇様
いつもお世話になっております。
□□株式会社　〇〇課　〇〇太郎でございます。

〇月〇日の合同ミーティングの件でご連絡いたしました。
昨日父が逝去し、私事で大変恐縮ではございますが日程変更をお願いできないでしょうか。

お忙しいところ急な予定変更となり大変申し訳ございません。
私が不在の間は、弊社〇〇課△△次郎にご連絡を頂けますと幸いに存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。
□□株式会社　〇〇課　〇〇太郎

忌引きメールへの返信に対する返信例文

忌引きメールを送って相手の方から「お悔やみメール」が来たら、基本的には件名は変えずに送ります。「Re:」という文字は残ったままでも構いません。生前故人と面識がある方にはお世話になったことへのお礼も伝えます。

返信の際には亡くなったときの状況や生々しい表現をしないように気をつけましょう。ここでは相手別で忌引きメールの返信に対する返信の例文をご紹介します。

返信で使ってはいけない言葉及び文字

葬儀に関する内容を送るときは「忌み言葉」の使用を避けます。忌み言葉とは「たびたび」「時々」「またまた」といった同じ語を２回繰り返す言葉のことです。また、「繰り返し」「重ねて」「相次いで」といった遺族の方の悲しみを増長させる言葉使わないように気をつけます。

また、宗教による言葉の使い分けに注意しましょう。キリスト教信者の方には「冥福」と言う言葉を使いません。「まことに残念でした」といったお悔やみの言葉を述べることもタブーとされています。ほかにも日本語の場合「4」は「死」を、「9」は「苦」を連想させることから使わないように気をつけます。

【例文】上司への返信

お悔みメールにはなるべく早く返信しましょう。返信が遅いと「届いていないのではないか」と相手を不安な気持ちにさせることがあります。もし返信がいらない場合は、メールの最後に気遣いとして「返信は不要です」という言葉を入れておくと再び上司に返信をさせなくて済みます。では例文をご紹介します。

【例文】

件名：Re:心よりお悔やみ申し上げます
本文：〇〇課長
早々にご丁寧なお悔やみ　痛み入ります。
故人に代わりまして厚く御礼申し上げます。
本来ならば直接参上して御礼を申し上げるべきところ
メールでの失礼をどうぞお許しください。

なお　お忙しいことと思いますので返信はご無用でございます。

【例文】友人への返信

友人と親しい間柄であっても、不謹慎にあたるため返信には絵文字や顔文字を使わないように気をつけましょう。また、必ずしも死亡時の様子や死因について詳しく説明する必要はありません。以下が例文です。

【例文】

件名：「Re:お悔やみ申し上げます　〇〇です」
本文：〇〇さん
この度はあたたかい励ましとお言葉をありがとうございます。
亡き母になり代わりお礼申し上げます。
生前にはお見舞いもいただき母も喜んでいることと思います。

本来であれば直接会ってお礼を言うべきところ
略儀ながらメールにてお礼申し上げます。

メールだけでなく電話も行うことが大切

忌引き休暇の申請やお悔やみの言葉をメールで送ったら、できるだけ電話でも連絡をしましょう。メールは略儀であり、正式な手段ではありません。本来はメールではなく口頭もしくは手紙で伝えるのがいいとされています。

そうはいってもTPOに合わせてメールで送ることはマナー違反ではありません。相手が忙しいときに忌引き申請の電話をすると出られないこともあります。また、身内を亡くした方であれば心の整理がつかず電話ができない状況かもしれません。忌引きを申請するときにでも返信をするときでも、大切なことは相手を気遣う気持ちです。

忌引きとはなにか

これまで記事の中で幾度となく「忌引き」という言葉を使いました。忌引きとは「喪に服する」ことを意味し、会社や学校では葬儀の準備や参列のために休むことを「忌引き休暇」と呼んでいます。

ここでは忌引きの言葉の意味を解説し、休暇日数の目安や日数の確認方法について解説します。

忌引きとは

忌引きとは、親族が亡くなり一定期間「喪に服する」という意味です。一般的に忌中の期間は仏教にならい49日、喪中の期間は30日～13ヶ月とされています。

ただし、実際に会社や学校を休むときは忌明けまで49日間休むことはほとんどありません。学校や会社の規則によって休める日数が決まっていることも多々あります。

忌引き休暇は法律で規定がないため、あくまで学校の制度や会社の福利厚生としての位置づけです。学生であれば校則、会社勤めの方は就業規則を確認してみましょう。

忌引き休暇の目安

一般的には亡くなった方との関係性によって忌引き休暇の日数が変わります。近しい親族だと日数が長く、配偶者の親族といった血縁関係のない方は日数が短い傾向があります。忌引き休暇の日数は「親等」と「血族」「姻族」によって細かく分けられていますので、わかりやすいように下記で表を使ってご紹介します。

【自分と血縁関係のある血族の場合】

【自分と血縁関係のない姻族の場合】

会社勤めの場合は「就業規則」に記載している

多くの場合、会社の就業規則で忌引き休暇について規定を定めています。もし就業規則に記載がなければ総務課に確認するか上司に聞くといいでしょう。続柄による日数のほか、休暇中の賃金の扱いや雇用形態の違いによる休暇取得の決まりがないか確認します。

民法では6親等までが親族とされていますが、会社によっては「〇親等まで休暇を認める」と範囲を限定していることもあります。忌引き休暇中を無給とするか有給とするかについては法律で決まってませんので会社の判断で決まっています。

また、正社員は忌引き休暇制度を取得出来ても、アルバイトやパートは取得できないケースもあることを覚えておきましょう。

公務員の場合は「法令や条例の休暇規定」を参考にする

国家公務員と地方公務員では忌引き休暇に関する規定が異なります。国家公務員は都道府県を問わず日数が決まっています。地方公務員は各自治体の法令や条例に忌引き休暇の規定があります。

非常勤職員も勤務条件を満たせば休暇の取得が可能です。条件は「6ヶ月以上の任期が定められているか、もしくは6ヶ月以上勤続して勤務している職員」としています。配偶者、父母で7日間、祖父母は3日間取得できます。また、休んだ期間は有給扱いとなっています。

忌引き休暇明けにはしっかりとお礼を伝えよう

仕事に復帰したら、周囲の方へのお礼の挨拶をしましょう。はじめに上司のところに出向き、次に同僚や部下にお礼を言って回ります。香典を頂いていた方には香典返しを渡します。供花や弔電を頂いていたら菓子折りを持参しましょう。

また、忌引き休暇の申請にあたって証明書の提出が必要な会社もあります。会葬礼状や死亡診断書のコピーを用意しないといけない場合は忌引き休暇中に準備しておきましょう。

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まとめ

忌引き休暇を取得する際は必要な情報を漏れのないように確実に伝えることが重要です。もし自分に誰かから忌引き休暇申請のメールが届いたら、大切な方を亡くした遺族の気持ちを考えて言葉遣いや内容に失礼な点がないか見直してからお悔みメールを送りましょう。

葬儀は突然やってくるので事前に準備をしておくことはできません。分からないことはあればプロに聞いてみるのがおすすめです。

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