忌引き休暇を取得する場合の理由はどう説明する？忌引き明けにすべきことも含めて紹介

忌引き休暇はどんな理由であればもらえる？

会社忌引き休暇の制度があれば欠勤扱いではなく休暇扱いとなります。そのため、休む理由を正しく伝えることが大切です。休める日数は会社によってまちまちです。忌引き休暇取得の申請に伴って、自身の勤務先の就業規則を確認してみましょう。

まずは理由の伝え方と法律における忌引き休暇の位置づけについて解説します。

正直に「忌引き」の旨を伝えよう

忌引きで休むときは嘘をついたりごまかしたりせず、正直に理由を伝えましょう。急に休暇を取ることになるので「迷惑をかけるのではないか」「怒られるのではないか」と考える方もいるかもしれません。しかし嘘をついて休むと欠勤扱いになってしまうことがあります。

会社が忌引き休暇を制度として認めていれば休暇扱いで休むことができますので、忌引きであることを伏せる必要はありません。

また、後日法要で休暇が必要となる可能性もありますので、会社にはきちんと理由を言っておいたほうがいいでしょう。会社への伝え方は「〇〇（続柄）に不幸がありました」「〇〇（続柄）が亡くなりました」と続柄を添えて言うのが一般的とされています。

忌引き休暇の日数は会社によって決まっている

忌引き休暇は法律で決められた制度ではありません。会社によって休める日数が異なり、基本的に就業規則で日数を定めています。また、正規雇用と非正規雇用の方で忌引き休暇を取得できる日数に差がある会社もあります。

忌引休暇の日数については、就業規則に記載がなければ総務課に確認するか上司に聞いてみましょう。雇用契約書に書いてあるケースもありますのでそちらも確認してみてください。また、会社によっては忌引休暇を申請するための書類の提出が必要な場合があるため、併せて必須事項を確認しておくと安心です。

忌引き休暇がない場合は有給休暇を使おう

自身の勤め先に制度としての忌引き休暇がない場合は有給休暇を使うという手段があります。有給休暇は正式には「年次有給休暇」といい、年間勤務日数が48日以上、勤続半年以上かつ所定労働日数の8割以上であれば従業員全員が取得できる休暇の制度です。

現在はおおよそ9割の会社で忌引き休暇が取得できます。しかし、法律で決められた休日は「法定休日」「年次有給休暇」「産前産後休暇」の3つくらいです。忌引き休暇を設けるどうかは会社独自の判断となっています。

忌引きで取得できる休暇日数の目安と日数の数え方

忌引き休暇の日数は、亡くなった方との自身との親等がどのくらいかによって異なります。親等とは民法で定められた親戚関係を表す単位のことです。会社によって規定は違うものの、亡くなった方が自身に近い親戚関係のケースほど忌引き休暇を取得できる日数は長い傾向です。

ここでは忌引きで取得できる休暇日数の目安や数え方について解説します。

休暇の日数

忌引き休暇の日数は親等がどのくらいかによって変わります。配偶者は一番近い親族とみなし、親等では表しません。あくまで基準としてですが、配偶者が亡くなったときの忌引き休暇の日数は10日間です。次に1親等の自分の両親は7日間、自分の子供だと5日間です。

2親等の兄妹姉妹、祖父母は3日間、3親等の叔父・叔母、甥・姪は1日間であることが多いようです。

親等の数字が小さいほど忌引き休暇の日数が長く、大きいほど日数は短いと考えるとわかりやすいのではないでしょうか。

なお、遠方での葬儀だと休暇の日数内で帰ってこられないことも考えられます。会社に相談すれば、日数を延長したり忌引き休暇に合わせて有給休暇を取得したりできる場合があります。会社ごとに日数は異なるためあくまで目安と考え、詳細は自身の就業規則で確認してみましょう。

日数の数え方

日数の数え方は、親等だけでなく血族か姻族かという条件でも異なります。血族は自分と血縁関係のある方のこと、姻族は配偶者の血族と血族の配偶者のことです。血族だと休暇日数が長く、姻族だと日数が短い傾向があります。

例えば配偶者の両親は1親等ですが姻族にあたるため、3日間が取得できる忌引き休暇の目安です。配偶者の兄妹は2親等ですが姻族のため1日間、配偶者の甥・姪は3親等の姻族で1日間とされています。

会社によっては「忌引きを認めるのは2親等の姻族まで」「3親等の血族まで」などと決まっていることもあります。また、亡くなった当日から休暇としてカウントすることもあれば、亡くなった翌日からとすることもあります。いざ忌引き休暇を取得する際にばたばたしないよう、自身の会社がどのパターンにあてはまるのかを明確にしておきましょう。

忌引きの連絡先と連絡方法

忌引きは急に会社を欠勤する必要が出てくるため、周囲の方にできるだけ迷惑をかけないよう迅速な連絡をすることが大切です。務める部署や仕事の内容によっては取引先に連絡が必要な場合もあります。取引先への忌引き連絡には、手順や連絡方法のマナーがありますので理解しておきましょう。

ここでは連絡先と連絡方法について解説します。

忌引き時の連絡すべき相手

忌引きについては可能な限り早い段階で直属の上司に連絡し、そのあと同僚や部下に連絡をします。営業担当の方なら忌引き休暇中に取引先との打ち合わせや合同会議の予定が入っていることもあります。ただ、自己判断で取引先に忌引き休暇の連絡をしないように気をつけましょう。

基本的に忌引きが発生する場合、取引先には本人から連絡をせずに上司あるいは会社から連絡をします。取引先の担当者への忌引き休暇の連絡は、社内から取引先に伝えたことを確認してからにしましょう。

連絡方法

忌引きは、まず電話で連絡してそのあとでメールを送るという手順が一般的です。正規の方法としては口頭で伝えるのが一番いいとされています。しかし口頭だけだと会社は弔電の送り先や葬儀の詳細がわからず困ることがあるため、電話とメールの両方がいいでしょう。

訃報は突然ですので、深夜や早朝に連絡を要することもあります。時間帯によっては電話をすると失礼にあたる場合がありますので、先にメールを送って折を見て改めて電話をするといいでしょう。

忌引きの連絡をする際に伝えるべき内容

忌引きの連絡は必要な情報を正確に伝えることが重要です。自身の会社内では人員配置の見直しや業務の引継ぎが必要なほか、一般葬の場合は社内の方が葬儀に参列することもあります。取引先相手の場合は、取引先へ迷惑をかけないように配慮して、忌引休暇についてお詫びのメールを入れておくのも忘れないようにしましょう。

ここでは忌引きの連絡時に伝える内容と伝え方のポイントついてまとめています。

口頭で伝える場合

電話や直接会って伝える場合は「いつ・誰が亡くなったか」「忌引きで休む日数」「葬儀の日時と場所」「葬儀形式」「休暇中の連絡先」の5点を伝えます。長々と伝えず内容を簡潔にまとめて手短しましょう。あらかじめ要点をメモしておくと伝え漏れを防ぐことができます。

連絡をした時点で葬儀の詳細が決まっていなければ、「葬儀の詳細が決まり次第改めてご連絡します」と伝えましょう。もし葬儀形式が家族葬や密葬なら、日時や場所は伝えなくても構いません。会社に香典や弔問を受け取らない場合は「申し訳ありませんがお香典やご弔問はお断りしています」とはっきりと伝えておくといいでしょう。

メールで上司に伝える場合

メールでも、口頭の場合と伝える内容は同じです。メールを受け取った上司が一目でわかるように、件名には「忌引き」の文字を入れておいたほうがいいでしょう。口頭のときと同様、内容は簡潔にまとめて送ります。一般的に忌引きの連絡においてはビジネスメールを送るときに入れる時候のあいさつや頭語・結語は不要です。
忌引きに関するメールに業務の引継ぎ事項を書くと長くなってしまいます。引継ぎは別のメールで送るか口頭で伝えるほうがいいでしょう。

メールで取引先に伝える場合

休暇中に取引先との仕事の予定があればメールを送ります。内容は「休む理由」「日程変更のお願い」「迷惑を掛けたことに対するお詫び」「今後の対応と代理人」です。先述しましたが、社内から取引先への忌引きに関する連絡が済んでいるかどうかを確認したあとにメールをしたほうがいいでしょう。

件名は内容がわかりやすいように「担当者の忌引きに伴う〇〇（会議名や仕事内容）の日程変更のお願い」とします。代理で対応できる方がいれば代理人の氏名や連絡先も記載します。

忌引き休暇明けに会社で行うべきこと

滞りなく葬儀が完了して仕事に復帰したらまずはあいさつ回りをします。会社で忌引き休暇後に提出が必要な書類がある場合や香典返しがある場合は、忌引き休暇の間に用意しておきます。休暇を取っている間にサポートしてくれた周囲の方へ失礼のないように、事前の準備はしっかりしておきましょう。

ここでは忌引き休暇明けに会社ですべきことを解説します。

会社に必要書類を提出する

会社の規定によっては忌引きで休んだことを証明する書類の提出が必要です。多くの場合、忌引き休暇明けに提出します。一般的に証明書として認められるのは「会葬礼状」「死亡診断書」「埋葬（火葬）許可証」「葬儀の施行証明書」です。

会葬礼状とは、葬儀の参列者に対するお礼状のことです。死亡診断書や埋葬許可証は葬儀や火葬の際に関連する業者に原本を提出するため、会社用にコピーを取っておきましょう。葬儀の施行証明書は葬儀社に言えば用意してもらえる場合がほとんどです。

会社に証明書の提出が必要か確認して、必要であれば忌引き休暇が明けるまでに用意しておきましょう。

上司や同僚などにお礼を述べる

忌引き休暇明けに出勤したら、まずは上司にお礼を言いましょう。そのあと同僚や部下にもあいさつをします。お礼はメールではなく、直接言うほうが丁寧な印象です。相手が出張や休みで不在の際は、電話もしくはメールを入れます。

忌引き休暇で休んでいる間に周囲の方はあなたの仕事を引き継いだり、シフト制であれば代理出勤していたりします。忌引きで休むことは仕方ないとはいえ、周囲の方への感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

香典をもらった場合は香典返しを行う

忌引き休暇中に会社の方から香典をもらっているか確認しておき、忌引き明けに香典返しを持参しましょう。会社で会う方なら香典返しは郵送で送るよりも手渡しのほうがいいでしょう。香典返しはもらった金額の半額を返す「半返し」が一般的です。お礼のあいさつのときに挨拶状を添えて渡します。

供花や弔電をもらった場合は菓子折りを持参します。菓子折りは個包装で日持ちするものがおすすめです。

参考：
香典返しの金額相場は？送る品物は？葬儀での香典返しのマナー
忌引き休暇明けの挨拶にお菓子を用意する？挨拶のマナーも合わせて解説

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まとめ

忌引きの申請をするときは、親族に不幸があったことを会社に素直に伝えることが大切です。会社に忌引き休暇制度があれば、休むときの手順や対応を理解している上司も少なくないでしょう。忌引きで休む理由はそこまで難しく考えず、ありのままを伝えても大丈夫です。

親族に不幸があると、葬儀に参列するだけでなく香典や弔電をもらった場合の香典返しや挨拶状の準備も必要です。葬儀に関しては冠婚に比べて経験が少ない方が多い傾向にあるので、マナーについて疑問に思うこともあるかもしれません。

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